Touline, cap sur la Bretagne

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer. Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.

Compte tenu du grand nombre de commentaires (merci à toutes et à tous) sur les qualités recherchées chez les assistantes, une synthèse des débats s’impose.

Pour corser l’affaire, j’avais suggéré de ne choisir qu’une qualité, vos choix ont été les suivants :

• Capacité d’adaptation, citée par 2 commentateurs,
  

• Discrétion,
  

• Disponibilité,
  

• Sens du service,
  

• Organisation
  

• Consciencieux,
  

• Maternelle.
  

Après les réactions à mon billet d’hier (merci Francine, Nadine, Christian, Christophe et M. le Modérateur), il nous semble qu’il serait intéressant de rebaptiser le wiki secrétariat/assistance en :

Assistant(e) de direction / secrétaire de direction

Il pourrait être intéressant également de créer un wikimétier « assistant(e)/secrétaire » dans la catégorie Secrétariat/administration qui serait assez généraliste avec un niveau moindre de responsabilités/autonomie ou de formation minimum que le précédent. Il pourrait s’adapter à pas mal de cas.

Ce wikimétier généraliste pourrait servir de base et ensuite être adapté aux différents autres catégories, comme c’est déjà le cas pour assistant RH ou assistant import export et serait créé dans la catégorie idoine : par exemple assistant commercial dans la catégorie Commercial / Export / Distribution / Vente. Avec des renvois et/ou synonymes.

Ceci n’étant qu’une proposition… N'hésitez pas à contredire, commenter, critiquer... et/ou compléter le wikimétier.

Le métier de secrétaire ou assistant(e) se situe au treizième rang des soixante-dix métiers d’avenir (source : diverse, attribuée à Cegos, DARES entre autres…). J’avoue ne pas avoir trouvé (honte pour une ex-documentaliste…) entre quels métiers était le 13ème rang. Comptable et frigoriste ou fraiseur et dentiste ?

Ou encore, comme trouvé dans un vieux bouquin (de l’INSEE !) sur les métiers (merci mon homme !) entre monteuse autruche en plumeau et mouilleur de semelles ou mateur de coques et conducteur de dérompeuses.

Mais quel est son avenir à elle (profession à 98 % féminine, donc le féminin l’emporte) ? Elle ne reste pas forcément assistante toute sa carrière ? Je n’ai, là encore, trouvé aucun chiffre, qui donnerait une tendance de l’évolution professionnelle d’une assistante. Le PDG de Prometis (Assist’Expo, Assistante Plus…) la voit allant vers des postes de cadres ou managers. Oui mais cadre, ce n’est pas un poste, c’est un statut (bien français, il faut dire) et manager, à part des fonctions d’encadrement, cela ne donne pas beaucoup d’indications !

Alors peut-être que ces parcours n’entrent pas dans les cases des statisticiens et qu'il y a autant de parcours que de personnes, autant de singularités que de richesses.

Vu dans le Spécial Avenir de Ouest France du 12 mai, et ailleurs dans la presse, un papier sur les 20 000 emplois par an offerts par le secrétariat en France.
Si je me réfère à la répartition 50/50 Région parisienne/Régions. Cela donne 10 000 emplois pour les régions françaises.

Si je divise les régions françaises en 6, à l’instar de RégionsJob, cela donne environ 1 650 emplois proposés pour le Grand Ouest.

Si je compare le nombre d’offres d’emploi publiées au 10 % de la partie émergée de l’iceberg, cela donne 165 offres…

Bof…