Touline, cap sur la Bretagne

Juillet déjà ! Les vacances se profilent, le rythme ralentit.
Et le temps de l’archivage arrive. Au bureau c’est un grand classique.
Mais chez soi ? Même à la maison, il arrive d’être envahi de papiers entassés. Alors autant s’y mettre maintenant pour partir tranquille….

Mes lecteurs fidèles se souviendront peut-être d’un de mes billets, un peu ancien il est vrai : toute pile de papiers est une pile de décisions non prises. Pile ou tas, s’entend ! Il avait suscité à son époque, 2 ans déjà, quelques échanges intéressants sur la verticalité ou la psychologie de la pile.

La première décision est d’attaquer cette pile, alors place à la technique :

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer. Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.

Mon almanach s’enrichit d’une rubrique d’astuces (un classique pour un almanach) : les astuces du bosco.

Le bosco étant le maître de manœuvre ou le maître d’équipage selon la marine de guerre ou de commerce, il m’a paru le mieux placé, comme spécialiste en organisation, pour répondre à tous ces « comment » découverts dans les requêtes menant sur ce blog.

Je vais peut-être laisser de côté ces « comment », bien que cela puisse en inspirer certain :

- Comment écrire bonheur en japonais ?

- Comment survivre en openspace ?

- Comment écrire un feedback ?

- Comment tenir son stylo ?

- Comment écrire bienvenue à bord en breton ?

Mais d’autres « comment » axés sur mon métier d’assistante de direction ou touchant à l’organisation quotidienne professionnelle me donne matière à réflexion et, de ce fait, donneront quelques billets.

Photo et almanach

Voilà un livre, ou une arme secrète, qui peut faciliter le travail du DGD (Directeur Général Domestique) que vous êtes.
Béatrice Carrot (Organisez-vous) et Claire Mazoyer (IFAP) se sont réunies pour publier l’essentiel des grands principes d’organisation que chacun peut adapter à son cas personnel pour se simplifier la vie au quotidien.

En vrac, quelques exemples de chapitres :

• « Home GPS »,
• Gérez votre temps,
• ...
• Embauchez Mary Poppins,
• Traitez vos papiers dans les délais,
• Classez pour retrouver.

C’est dans ce dernier chapitre que vous trouverez les trois axiomes de la documentaliste que j’ai publié sur ce blog, qui ont plu à Béatrice Carrot et qu’elle cite dans son livre, ainsi que sa source.

Rendez-vous p. 161 dans : Je suis débordé(e) à la maison ! Guide des premiers secours pour s’organiser au quotidien. Edition : les Cahiers de l’Info. 220 p. 14 €.

Comme j’ai évoqué Chambord pour illustrer mes débuts en organisation d’évènements, voici une petite anecdote.
Non éligible à la Saga de l’été de Sylve !
Elle n’a aucun rapport avec l’emploi si ce n’est l’emploi des mots, mais un samedi d’août peut permettre quelque bon mot…