Les qualités des assistantes / secrétaires de direction
Par touline le lundi 24 septembre 2007, 08:44 - L'onde de ma recherche d'emploi - Lien permanent
Les assistantes et/ou secrétaires doivent être parfaites ! Après avoir lu ce qui suit, je pense que, comme moi, vous en serez persuadé, si tant est que vous ne le soyez pas déjà. Pour mémoire, la profession étant à 98 % féminine, je garde le féminin, ce qui n’est certes pas exclusif !
Voilà une liste des qualités demandées aux secrétaires et/ou assistantes de direction lors d’offres d’emploi. Tous ces épithètes et qualificatifs ont été relevés dans le profil du candidat sur les annonces publiées durant ces 6 derniers mois dans l’Ouest, seule la classification de ces compétences n’engage que moi.
Les aptitudes relationnelles se déclinent en :
- sens relationnel,
- esprit d’équipe,
- aisance relationnelle,
- qualité d’écoute,
- diplomatie,
- sens du service,
- sens du contact,
- autorité naturelle.
Les qualités personnelles :
- rigueur,
- souplesse,
- discrétion,
- disponibilité,
- dynamisme,
- capacité d’adaptation,
- polyvalence,
- organisation,
- méthode,
- autonomie,
- sens de l’initiative.
- réactivité,
Les qualités intellectuelles
- ouverture d’esprit,
- bon esprit d’analyse,
- sens de la réflexion,
- intelligence des situations,
- bonne culture générale,
- capacités rédactionnelles.
Une qualité extérieure :
- bonne présentation.
La force intérieure est parfois soulignée :
- bonne gestion du conflit
- résistance au stress
- stabilité émotionnelle
- gestion des priorités
Les compétences professionnelles techniques :
- maîtrise des logiciels bureautiques,
- maîtrise des nouvelles technologies,
- bilingue ou bon niveau d’anglais/allemand/espagnol/breton…
Le quarté gagnant comprend le sens relationnel, la rigueur, la discrétion et l’organisation.
Quelle qualité est primordiale à votre avis ? Une seule, c’est plus difficile !
Commentaires
Sans hésitation : LA DISCRETION !
Alors, en allant un peu vite, ce blog ne devrait pas exister ?
Et ba dis donc, çà en fait des qualités ! Je pense que je vais choisir la capacité d'adaptation, qui est primordial à mon sens...
Je pense que l'on ne peut dissocier l'une ou l'autre des qualités. Réponse de Normand peut etre !?
Il faut une synergie entre le quarté gagnant. Avoir qu'une de ces qualités ne permet pas d'être au-dessus du lot.
Je prends toutes les qualités et donc, Touline avec.....
Bon, faudra quand même se décider...on habitera plutôt chez toi ou chez moi ? chez moi il y a la guitare, le piano, la flûte travèrsière, la clarinette........
-> Il est vrai que la capacité d'adaptation induit d'autres qualités, monsieur notre modérateur...
-> Jethro, avoir une seule qualité ne suffit effectivement pas, mais chacun peut avoir des exigences différentes.
-> Christian, s'il n'y a ni biniou ni bombarde....
La disponibilité serait selon moi la plus importante.
Une assistante de direction doit être rigoureuse et souple ? ouah, là, elle fait très fort. Je comprends pourquoi c'est difficile de trouver la candidate idéale.
Touline,
N'interprète pas mal mes propos, ton blog est super alors oui il doit exister... Il est difficile d'acquérir toutes ces qualités même si l'on peut y tendre et je suis sûre que cela est ton cas... En fait chaque manager a ses exigences en la matière... et il est vrai qu'une seule de ces qualités ne suffit pas... Disons que plutôt que d'imposer un choix sur un seul terme qui contient en lui-même bcq de choses, il aurait pê fallu proposer un classement sur 3 ou 4... et pourquoi pas également sur nos défauts à travailler...
Bien à toi
-> Patricia, oui, j'ai mis les deux côte à côte car je trouve cela amusant ! Les 2 n'étaient pas dans la même annonce, en fait c'est "rigueur sans rigidité" !! Tout un programme effectivement ! Mais qu'entends-tu par disponibilité ? D'esprit, de temps, pour apprendre, pour les autres ?
- > Sylve, je n'interprète pas mal ton propos, au contraire, tu m'as donné l'occasion d'exprimer cela : le fait d'animer un blog, ne va-t-il pas à l'encontre de la discrétion en toute chose demandée à une secrétaire ? Ou du moins, cela peut-il être interprêté ainsi ?
Par ailleurs, j'ai proposé à mes lecteurs de ne donner qu'une qualité, car je trouve cela intéressant, c'est un exercice plus difficile de faire un choix, mais formateur et pour celui qui joue le jeu et pour celui qui observe et cherche à approfondir la question (les mêmes lecteurs éventuellement). Loin de moi l'idée d'imposer quoique ce soit.... libre commentaire, libre réponse.
Voici une question qui demande réflexion, ceci dit la qualité qui me paraît reprendre le plus grand nombre est pour moi "consciencieux". De plus les qualités demandées sont valables également pour des dirigeants.
Cordialement
Je choisis la capacité d'adaptation, essentielle pour affronter (le mot est peut-être un peu fort) toutes les situations.
à bientôt
Consciencieux dans le sens rigoureux ?
L'adaptation a 2 adeptes pour le moment !
Non, dans le sens professionnel, conscienceux englobe toutes les qualités nécessaires pour faire son travail correctement.
Coucou toi,
Il est vrai que comme toute chose on pourrait mal interpréter le fait d'animer un blog (mais il y aura toujours des personnes dans la critique négative non constructive !)... Ainsi si le blog est une "vitrine" du CV, il est animé par nos personnalités diverses et variées, la discrétion au sens littéral du terme signifie "retenue, réserve dans les actes et les paroles"... elle n'est donc pas incompatible avec l'animation d'un blog pour se faire connaître et trouver un emploi... Je trouve ton idée excellente d'imposer ce choix (pas facile !) d'une réponse unique quand on sait que plusieurs réponses seraient appropriées, Christophe et moi sommes pour l'instant les seuls à avoir osé faire ce choix...
Merci à toi...
Maternelle ?!... n'est pas dans la liste, ni usité dans les annonces et pourtant, pour être de la profession, c'est le mot qui m'est souvent venu en tête.
Pour coller à l'image illustrant ce billet, voici un palet que je lance sur l'eau en espérant qu'il fera plusieurs ricochets...
L'assisante de direction est l'aide de camp du directeur. A ce titre, elle le suis partout et doit toujours répondre présent lorsqu'il a besoin de tel ou tel dossier. Si elle ne possède pas cette qualité elle risque fortement de perdre son poste. Il y a donc une disponibilité de temps importante.
Il lui faut aussi être capable d'ouverture d'esprit pour capter les intentions de son supérieur avant même qu'il le lui demande. C'est une disponibilité d'esprit qui lui permettra de savoir ce qu'elle doit faire.
En tant que passage obligé par tous, l'image de l'assistante de direction doit être irréprochable, dans le sens où elle doit être disponible à tous les clients ou employés mais tout en respectant les consignes de son supérieur. Sa diplomatie sera un point très positif.
La disponibilité dans l'apprentissage n'est pas vraiment indispensable, mais cela fait meilleure impression.
Pour moi, la disponibilité englobe plusieurs qualités que tu décris et en ce sens elle est importante.
@ Touline : Quel bonne idée de billet, ceci dit en choisir une en particulier est difficile, j'hésite entre polyvalence, sens du service et réactivité. Mais je crois que je vais pencher pour le sens du service, car l'assistante est en fait au service d'une personne, d'une équipe, d'une clientèle, et si on ne possède pas cette qualité d'aimer et de savoir offrir un service adapté, ce n'est peut être pas le bon métier. Le sens du service nécessite de plus nombre des qualités que tu as cité.
Mais la plupart des qualités et compétences proposées peuvent se recouper si on y regarde de plus près.
@Patricia : Concernant la disponibilité, il en faut effectivement une certaine part mais à te lire (dans ton 2e commentaire) on a plus l'impression de devoir être à disposition que disponible, donc je tique un peu j'avoue.
Car comme je l'ai indiqué sur mon blog, selon moi la clé d'une bonne assistante est d'être disponible sans être à disposition. Je m'explique, il faut parfois savoir dire à notre responsable, ou notre collègue d' "attendre son tour " avant qu'on s'occupe de lui. Ceci dit mon expérience concerne un poste d'assistante d'équipe, et face à 25 commerciaux et 3 Directeurs de vente, si on ne sait pas dire 'ohla! stop chacun son tour et son degré d'urgence' on ne s'en sort pas.
@Plume : Maternelle ?? c'est pas faux, il m'est arrivée de me faire cette réflexion et pourtant j'étais souvent plus jeune que les collègues que j'assistais lol.
demande à sylve? isis, lili ............ de te parler du secret professionnel, ce que ça évoque pour elle??????????????? ça va lui rappeler quelque chose !!!!
je pense que la qualité commence par là et qu'il est facile de donner des conseils quand on est pas capable de les appliquer soit même !!!
erreur de classement ou "pétage de plomb" ???????? qui peut croire qu'on vire quelqu'un dans la fonction publique pour si peu ??
c'est tellement plus facile de se mettre en maladie et de faire porter le chapeau à sa hiérarchie !!!!!!!
elle continue encore de manipuler son monde !
bon courage !!!!
contrairement à certains, ton blog permet à tous de s'exprimer !!!
merci à toi et bonne continuation pour ton blog qui est très sympa !!!
-> Plume, bienvenue ici et merci de ta participation ! Maternelle, oui ce qualicatif ne fait pas trop professionnel mais je vois tout à fait ce que tu veux dire !! Par quoi pourrait-on le traduire ? Est-ce le sens du service, l'autorité, la disponibilité ? Je cherche la traduction "professionnelle". Avis à tous !
-> Patricia, merci de ces précisions, je suis d'accord avec toi mais aussi avec le bemol de Nadine ! Mais cela dépend aussi des postes et de la personnalité... et on reboucle avec la capacité d'adaptation !
-> Nadine, je penche aussi pour le sens du service... je n'ai pas encore répondu à ma propre question ! Je prépare un billet de synthèse...
-> Larousse, merci de ce passage ici, mais le débat ne concerne certainement pas un cas particulier, c'est un débat un peu général sur les qualités demandées dans les annonces...
@ Nadine : je suis d'accord avec toi. J'avais écrit un super panneau devant mon secrétariat lorsque je travaillais en pool. Il disait ceci : "Sans solution idoine et n'ayant pas le don d'ubiquité, je ne peux travailler ad libitum". Et comme toi, je devais gérer les urgences. Mais comme tout était urgent, tu imagine l'ambiance. Seulement, le poste d'assistante de direction touche aussi et avant tout le "secrétariat particulier" d'un directeur. Et dans ce cas, tu es à sa disposition.
Mais j'aurai du le préciser, merci de ta remarque Nadine.
@ Patricia @ Touline En fait on peut peut être se poser la question de savoir si la qualité/compétence première est la même pour une assistante de direction - attaché à un directeur - et pour une assistante d'équipe (de service). Les postes se ressemblent mais n'ont pas forcément le même top qualités.
A réfléchir donc .. pour un futur billet sur les différences entre ces 2 fonctions ...
-> Patricia, je me demande si le "secrétariat particulier" n'a pas tendance à se rarifier... et toute assistante d'un DG que j'ai pu être, les activités étaient autant tournées vers les membres du Codir et différents collaborateurs que vers le DG lui-même.
-> Nadine, bonne idée ce distinguo, je connais un peu moins le côté assistante de service... Faisons-nous un billet à 4 mains ?
Je trouve l'idée excellente. Cela permettra de découvrir les différentes facettes d'un même métier selon la situation dans lequel il est exercé.
Je t'avoue ne pas avoir porté un intérêt plus grand vu que j'ai choisi de changer de métier. Mais, d'après les éléments qui j'ai pu glaner, je crois que c'est plutôt l'assistante particulière qui est privilégiée dans les grandes entreprises, et l'assistante de service (avec formation en comptabilité) dans les PME/PMI (question d'économie). Mais, bon, je ne peux garantir cette réponse.
@Touline : un billet à 4 mains, excellente idée, y'a plus qu'à se contacter par mail pour mettre ca en route
@Patricia : quant tu parles d'assistante de service pour les pme, je pense que tu confonds l'assistante de service comme peut l'etre une assistante commerciale qui travaille avec une 20ne de personnes et l'assistante d'entreprise qui dans les PME gère autant l'administratif que le comptable ou le commercial.
Ce qui me laisse penser qu'il y aurait l'assistante de direction 'particulière', l'assistante de service ou d'équipe et l'assistante polyvalente de PME. Large panel de choix pour l'assistante
Je ne sais pas. C'est bien possible. Dans l'armée, nous avons deux catégories que j'ai cité. Pour le reste, je pense plus à de l'adaptation, qu'à des particularités, mais si tu dis que c'est distinct, alors il est important de traiter chaque poste.
@ Nadine : Je pense que tu penses bien ! Etant assistante dans 1 PME le terme "Polyvalente" convient bien à ma réalité quotidienne. La tâche est vaste, de la gestion des stocks (papeterie, papier toilettes ... etc ...) si ! si ! en passant par la préparation des réunions commerciales jusqu'à la participation aux décisions de gestion ou d'embauche ; il en faut des qualités ! Mon choix dans le quarté gagnant s'orienterait pour mon cas vers l'Organisation
Bienvenue Marie ! Quand les missions sont très diversifiées, effectivement, difficile sans organisation ! Je mets à jour mon billet de synthèse pour rajouter l'organisation...
Bonjour Touline et merci d'être venue sur mon site.
Je suis passionnée par mon métier et comme tous les passionnés parfois un peu excessive dans l'exercice de ma fonction : toujours à la recherche de la perfection. Cependant, je pense que pour être réellement accomplie et efficace dans cette fonction il faut être très enthousiaste.
Mais aussi savoir prendre de la hauteur face aux problématiques, être force de proposition et de conseil auprès de la Direction.
Accessoirement, tu peux ajouter une qualité essentielle : transparente. Etre capable d'entendre sans écouter et voir sans regarder, comme dans le roman de La vie aux mille couleurs.
Je pense également que Plume a raison : il faut aussi et surtout savoir materner. C'est ainsi que je me suis retrouvée "maman" de 238 personnes. Mais quelle belle aventure !
Bon courage et au plaisir de te lire ...
Merci de ton message Renata...
Je partage ton point de vue sur notre métier !
La transparence, oui certainement mais cela peut être pris de manière négative : sans caractère ! Je préfère l'appelation de discrétion qui s'en rapproche...
Et effectivement chaque mission est une belle aventure !
La qualité principale (parmi toutes celles que tu énumères) qu'on demande à une assistante/secrétaire de direction, d'après ton billet, c'est tout simplement d'être une FEMME.