Touline, cap sur la Bretagne - Tag - secrétaire

Quelle est la différence entre discrétion et confidentialité ?

touline — Mon, 22 Sep 2008 21:35:00 +0200

Je ne sais quel est le chemin qui a conduit un lecteur ici en posant cette question mais voilà un début de réponse à la sauce de la cambuse.

La discrétion est la qualité ou, pour rester neutre, la caractéristique d’une personne alors que la confidentialité qualifie une information et souvent, par extension, son support.

Discrétion rime avec de nombreux métiers ou fonctions : médecin, notaire, secrétaire, banquier, DRH… ceux-ci sont parmi les plus évidents. De même, on parle souvent de confidentialité journalistique, médicale, informatique, concurrentielle… et il y aurait beaucoup à en dire.

Discrétion vient étymologiquement de « discerner », j’aime bien cette origine car si une secrétaire ou une assistante de direction doit être discrète, et c’est même dans le top 4 des qualités les plus demandées, c’est bien parce que c’est souvent à elle de discerner, parmi toutes les informations dont elle dispose, celles qui sont confidentielles et celles qui doivent être diffusées et à qui !

Evolution du profil demandé aux assistantes et secrétaires

touline — Mon, 16 Jun 2008 07:18:00 +0200

La lecture attentive des offres d’emploi dans les métiers de l’assistanat fait apparaître, depuis peu, une évolution dans les exigences des employeurs concernant l’expression écrite. L’expression écrite française, s’entend.

Les qualités rédactionnelles sont parfois précisées, et ces capacités sont un plus dans une candidature quand on peut l’affirmer, voire le prouver. En revanche, l’accent est maintenant mis sur une bonne orthographe, hors citation des facilités de rédaction.

En effet on peut lire de plus en plus souvent : « orthographe irréprochable », « orthographe parfaite », « vous rédigez sans fautes » (sic), et même : « la maîtrise d’une orthographe correcte est impérative ». J’espère qu’on ne verra pas dans quelques années : « vous recopiez sans faute… ».

Comme l’écrivait le rédacteur de RégionsJob, il y a quelques mois, « Même les cadres sont fâchés avec l’orthographe », nos managers ont-ils donc de plus en plus besoin d’une assistante ? Ou ne peuvent-ils plus corriger les fautes de celle-ci ?

La maîtrise de la langue française à l’écrit, qui, auparavant, était une évidence, ne semble plus l’être, alors traquons la faute et affichons cette « nouvelle » qualité. Deviendrait-elle une compétence professionnelle pour les assistantes et secrétaires de direction ?

Supplée par l’intelligence !

touline — Tue, 27 May 2008 13:24:00 +0200

Après « ne voyage pas comme ta malle », voilà un autre aphorisme de ma grand-mère (qui avait l’art de la formule lapidaire) : « supplée par l’intelligence ! » Elle l’utilisait pour toute question pour laquelle elle n’avait pas la patience de fournir des explications. Et elle était peu patiente.

Si l’écriture illisible est l’apanage des médecins, j’ai eu un président qui aurait pu être le plus célèbre d’entre eux. Son écriture, subtile mélange de proto-élamique mâtiné de patte de héron laissait perplexes ses subordonnés.

Si au bout de quelque mois j’arrivais à lire le texte intégral, j’ai eu des débuts difficiles, c’est la méthode du sens global qui permettait de s’en sortir.
Heureusement qu’il écrivait fort peu, préférant les injonctions verbales. Devenue la spécialiste de l’écriture présidentielle, j’étais très demandée.

Le décryptage n’apportait pas toujours un éclairage nouveau sur une stratégie économique en cours mais s’apparentait plus souvent au fameux « je connais l’origine de cette dépense » dont Louis XIV émaillait les rapports de la Chambre des Comptes d’alors.

J’ai cependant des souvenirs encore très présents d’être restée 10 minutes à contempler trois mots en me répétant : supplée par l’intelligence, supplée par l’intelligence, supplée par l’intelligence…

Super-secrétaire.com, Assist’expo et compagnie

touline — Sun, 04 May 2008 20:46:00 +0200

Offres d’emplois, dépôt de CV, mais aussi fiches pratiques, modèles types,… si le site de Super-secretaire.com est le site commercial de référence de l’assistanat et du secrétariat, ses petits cousins sont moins connus : en effet, Super-secretaire.com se décline maintenant en Super-Comptable.com, Super-Commercial.com et Super-RH.com.

Grégoire Cusin-Berche, PDG et fondateur du groupe Prometis, éditeur de ces sites situe sa société : « Prometis ambitionne de devenir un site d’emploi multi-spécialiste plus en phase avec les besoins qualitatifs des recruteurs. Start-up en 1999, Prometis est aujourd’hui un des plus anciens intervenants sur Internet. » (à lire sur leur site)

Petit historique : en 1999 Grégoire Cusin-Berche fonde Prometis en lançant le site communautaire des Secrétaires et Assistant(e)s, première profession féminine française : Super-Secrétaire.com.

Après viendra le lancement d'Assist’Expo, salon national des Secrétaires et Assistant(e)s qui a vu sa 4ème édition en 2008.

Assistante Plus, magazine mensuel de la profession, apparait puis une lettre professionnelle mensuelle pour les adjoints de direction : Office News.

En 2007, le groupe prend de l’envergure : création d’éditions régionales d’Assist’Expo, lancement des sites internet www.Super-Comptable.com, www.Super-Commercial.com et www.Super-RH.com.

Assistante Plus et Office News fusionnent pour devenir Office Mag, uniquement sur abonnement mais proposé en version électronique ou version papier.

Un petit nouveau pour 2008 : le groupe Prometis vous invite à participer au 1er Congrès National des Adjoints de Direction, le 6 juin 2008 à l’Espace Eurosites George V à Paris. Le programme est ici.

Un des thèmes de la journée sera : « Les adjoints de direction en marche vers le futur : les bouleversements d’internet et les réseaux sociaux : A l’heure où les managers et dirigeants deviennent nomades, où Internet et les nouvelles technologies sont le quotidien des adjoints de direction ; les réseaux sociaux, le Web 2.0 et les sites communautaires sont présentés comme les nouveaux outils professionnels incontournables. »

Prometis fait l’actualité de la profession à lui seul, comme le signale Renata dans sa rubrique éponyme !

Un peu parisien et un peu commercial, Prometis fourmille cependant d’informations.

La gestion des connaissances ou Knowledge Management

touline — Sun, 30 Mar 2008 14:43:00 +0200

Les organisateurs d’Assist’Expo (le salon national des secrétaires et des assistant(e)s, 17 et 18 avril 2008 à Paris) présenteront au cours de ce salon les résultats de l’enquête qu’ils ont menée auprès des assistantes et secrétaires sur leur rôle dans la gestion et la transmission des connaissances.

Mais qu’entend-t-on exactement par gestion des connaissances ? Bien qu’étant toujours au cœur de l’information, que ce soit comme documentaliste ou comme assistante de direction, je suis allée me rafraichir la mémoire. En effet, si une documentaliste ne sait rien, elle sait où trouver tout, et une assistante de direction est plus spécialiste de la gestion des informations au quotidien que de la conception ou la mise en place d’un système d’information complexe.

Pour un aperçu rapide sur la gestion des connaissances, je conseille cet article du Journal du Net, qui, s’il date de 2004, n’en est pas moins une très bonne approche. En voilà un petit extrait :

« L'entreprise recèle des savoirs, dont une partie est consignée dans des documents de toutes sortes (numérisés ou non, dispersés ou non). Les employés sont les dépositaires du reste des savoirs, par leur familiarité avec les procédures, leur expertise métier, leurs contacts. La gestion de contenu va se charger, à l'aide de l'outil informatique, de rationnaliser la production, la diffusion, l'archivage des documents qui constituent le savoir documentaire. Le Knowledge Management (KM) qui va se charger de transcrire, capitaliser et transmettre les connaissances, non seulement documentaires mais aussi des employés. … » A suivre sur le Journal du net

Quelques ouvrages incontournables plus conséquents :

Organisation 2.0 –* Le knowledge management nouvelle génération : mettre en place des communautés de pratique dans l’entreprise. Martin Rouleaux-Dugage, les Editions d’Organisation, 2008, 260 p.

Knowledge Management : méthodes et outils pour la gestion des connaissances. Rose Dieng-Kuntz et Olivier Corby (INRIA Sophia Antipolis). Dunod/01 Informatique, collection InforPro, 2005, 464 p.

Le manuel du Knowledge Management : Une approche de 2e génération . Jean-Yves Prax, Dunod, 2003, 477 p.

Et pour prendre un peu de hauteur et toujours d’actualité :

Relier les connaissances : le défi du XXIème siècle. Sous la direction d’Edgar Morin, Le seuil, 2001, 471 p.

« En mars 1998, les "journées thématiques" organisées par Claude Allègre posaient la problématique des deux grands défis de la connaissance au troisième millénaire : la globalité et l’accroissement ininterrompu des savoirs. Le premier naît de l’inadéquation aggravée entre un savoir fragmenté et compartimenté selon les différentes disciplines et des réalités multidimensionnelles. Le second rend toujours plus difficile l’organisation des connaissances autour des problèmes essentiels. Cet ouvrage rassemble les travaux de participants de toutes disciplines. »

Au delà de l'outil informatique, n'oublions pas que nous sommes tous, à tous niveaux, acteurs de la transmission de la connaissance dans l’entreprise.

Le rôle des assistantes dans la transmission et la gestion des connaissances

touline — Wed, 05 Mar 2008 13:11:00 +0100

Chaque année en avril revient Assist’Expo. Cette année, ce salon national des secrétaires et des assistant(e)s aura lieu les 17 et 18 avril, au Palais des Congrès… de Paris bien sûr.

L’année dernière, le thème du grand débat d’Assist’Expo était « le pouvoir des assistantes et secrétaires ».

« Cette année Assist’Expo mettra en avant le rôle prépondérant des assistantes dans la transmission et la gestion des informations. Il aura aussi pour vocation d’accompagner les entreprises et les assistant(e)s dans leur mission de maîtrise de l’information en proposant des solutions et des outils au travers de témoignages d’experts sur le Knowledge Management. »

Documentaliste de formation, et de métier dans une vie antérieure, le Knowledge Management ou encore KM et surtout gestion des connaissances, restons français, m’intéresse tout particulièrement.

Alors à suivre…

En vous inscrivant à Assist’Expo avant le 20 mars, vous pouvez encore participer au 4e Championnat de France des assistant(e)s et secrétaires et le 1er trophée des langues.

Merci à notre rédacteur de RégionsJob pour les infos.

Cartes de vœux : obligation ou plaisir ?

touline — Thu, 27 Dec 2007 21:19:00 +0100

Le billet de notre rédacteur de RégionsJob sur la carte de visite originale m’inspire ces quelques lignes sur les cartes de vœux, ô combien d’actualité !

Je me garderais bien de parler du rôle de la carte de vœux en entreprise, du message qu’elle véhicule, ou de la créativité qu’elle peut démontrer, nos créatifs et communicants sont bien mieux placés pour l’évoquer. Je me cantonne à quelques observations mais rappelle juste qu’elles sont un élément à ne pas négliger dans l’animation de son réseau professionnel (voir le dernier débat du mois : Réseau et recherche d’emploi sur le blog de notre Modérateur)

La stratégie « Cartes de vœux » reflète la personnalité de chacun, voilà un petit florilège de techniques diverses, n’ayant bien sur aucun rapport avec celles de managers ayant existé :

Le prévoyant qui dès mi-novembre met sa liste à jour et la transmet à sa secrétaire pour la préparation des étiquettes adresses,

La stressée qui annonce tout de go que cette année elle n’en enverra aucune ! Un boulot monstre, sans intérêt et chronophage… et qui finira par en écrire encore plus….

L’étourdi qui commence soigneusement à en préparer entre les fêtes et qui enverra tout en bloc le 30 janvier dans l’urgence : « on a jusqu’à fin janvier ! »,

La minutieuse qui répond au jour le jour, même aux publicités,

Le perplexe qui sort de son bureau comme une flèche : « c’est qui ce type qui m’écrit ? », variante : « répondez à cette carte, je ne sais pas qui c’est et il n’y a pas d’adresse »,

La littéraire qui écrit des romans fleuves en patte de mouche sur son petit dernier, ce qui n’intéresse pas toujours son ex-collègue parti à Hong Kong et de toute façon, la carte reviendra mi-mars avec des annotations qui pour être exotiques n’en sont toujours pas moins illisibles,

Le hiérarchique qui n’écrit qu’à ses supérieurs ou ex-supérieurs,

La distraite qui signe invariablement « bibiche » quelque soit son correspondant,

L’astucieux qui pour faire croire qu’il écrit le premier, envoie une carte de vœux le jour où il en reçoit une pour que son correspondant pense que les cartes se sont croisées.

Dans la dernière entreprise où je fus, nous nous amusions, à élire tous les ans la plus ringarde et la plus réussie ! Nous avions parfois l’embarras du choix. Et dans les 2 catégories ! Cela permettait d’animer un peu la tâche parfois fastidieuse de l’ouverture du courrier qui n’en finissait plus en janvier.

Ma carte de vœux préférée, toutes catégories confondues, reçue il y a quelques années déjà en entreprise, représentait Neuschwanstein, le château de Louis II de Bavière stylisé, avec un paillasson marqué « bienvenue » et sur le fronton « prison ». A l’intérieur de la carte, une mention précisait heureusement : le directeur et le personnel de la prison de xxx vous souhaitent leurs meilleurs vœux pour la nouvelle année. Je n’ai jamais su si c’était de l’humour noir ou une belle simplicité.

Alors, la carte de vœux : corvée ou plaisir ? Plaisir d’en envoyer ou plaisir d’en recevoir ?

Allez, Bonne année !!

Recette pour le recrutement d'une secrétaire, à la mode satirique québécoise

touline — Sun, 25 Nov 2007 10:50:00 +0100

Fan depuis longtemps des Têtes à claques et pour le fun, voilà leur recette pour "performer" en entreprise : recette video pour l'embauche d'une secrétaire.

Ces personnages deviennent de plus en plus célèbres en France, à tel point qu'une adaptation voit le jour ! Effectivement, certaines expressions sont incompréhensibles pour nous autres français, même après plusieurs voyages là-bas...

Débat du mois : blog-emploi, quel piège faut-il éviter ?

touline — Wed, 17 Oct 2007 14:17:00 +0200

J’ai trop attendu ! Après tous les billets parus sur le débat du mois, difficile d’apporter encore quelque chose ! Je signale en particulier le billet de Frédérique et son « vrac de pièges » dans lequel elle n’est pas tombée et celui de Guillaume et ses « 4 Soyez ».

Rendez-vous aussi sur le blog de notre modérateur pour tout savoir sur ce premier débat du mois : blog emploi : les pièges à éviter.

Un des pièges à éviter est certainement le hors sujet mais tant pis, je livre ma réflexion qui est un peu en limite de champ.

Une assistante de direction, même si son job est souvent indispensable dans son rôle d’interface ou dans celui support logistique, est un travailleur de l’ombre. Un peu rétrograde comme vision, m’a-ton dit un jour. A voir ! Les mentalités des entreprises françaises évoluent mais lentement. Par définition même, sa discrétion et sa retenue sont de rigueur. Cette mise en lumière sur un blog-emploi ne pourrait-elle pas être mal interprétée ? Cela ne pourrait-il pas inquiéter certains dirigeants ? Et si je la recrute, elle risque de déverser les secrets de l’entreprise sur la toile ? Et internet est tout, sauf discret !

J’aimerais savoir si quelqu’un ou quelqu’une, à contrario, n’aurait pas été recruté parce qu’animateur d’un blog, sans même forcément entrer dans le contenu ! Pour certaines entreprises, je ne signale pas ce blog-emploi sur mon CV. Vous me direz, pourquoi postuler ? C’est peut-être un autre débat.

Synthèse du débat sur les qualités des assistantes et secrétaires de direction

touline — Tue, 02 Oct 2007 13:01:00 +0200

Compte tenu du grand nombre de commentaires (merci à toutes et à tous) sur les qualités recherchées chez les assistantes, une synthèse des débats s’impose.

Pour corser l’affaire, j’avais suggéré de ne choisir qu’une qualité, vos choix ont été les suivants :

Capacité d’adaptation, citée par 2 commentateurs,

Discrétion,

Disponibilité,

Sens du service,

Organisation

Consciencieux,

Maternelle.

Cette liste d’aptitudes ne correspond pas à celles les plus demandées par les employeurs ! Les deux derniers termes n’étant pas cités dans les dizaines d’offres que j’ai analysées, on pourrait toutefois relier consciencieux et rigoureux.

Par contre, sont apparues au cours des échanges, des différences notoires dans les missions principales des assistantes ou secrétaires selon leur type de poste et par conséquent dans les qualités souhaitées.

Ayant des expériences différentes, Nadine et moi avons décidé de mener une réflexion commune sur ce thème pour approfondir la question. Nous avons déjà retenu 4 profils de poste dont nous souhaitons étudier les différences pour y relier les bonnes capacités professionnelles :

L’assistante polyvalente de TPME,
L’assistante de direction de structure moyenne,
L’assistante de service rattachée à une équipe de plusieurs personnes,
L’assistante de direction ou secrétaire particulière d’un PDG de multinationale, ou Président ou Ministre,

Nous cogitons et vous proposerons bientôt ces quelques billets…