Touline, cap sur la Bretagne - Tag - documentaliste

La gestion des connaissances ou Knowledge Management

touline — Sun, 30 Mar 2008 14:43:00 +0200

Les organisateurs d’Assist’Expo (le salon national des secrétaires et des assistant(e)s, 17 et 18 avril 2008 à Paris) présenteront au cours de ce salon les résultats de l’enquête qu’ils ont menée auprès des assistantes et secrétaires sur leur rôle dans la gestion et la transmission des connaissances.

Mais qu’entend-t-on exactement par gestion des connaissances ? Bien qu’étant toujours au cœur de l’information, que ce soit comme documentaliste ou comme assistante de direction, je suis allée me rafraichir la mémoire. En effet, si une documentaliste ne sait rien, elle sait où trouver tout, et une assistante de direction est plus spécialiste de la gestion des informations au quotidien que de la conception ou la mise en place d’un système d’information complexe.

Pour un aperçu rapide sur la gestion des connaissances, je conseille cet article du Journal du Net, qui, s’il date de 2004, n’en est pas moins une très bonne approche. En voilà un petit extrait :

« L'entreprise recèle des savoirs, dont une partie est consignée dans des documents de toutes sortes (numérisés ou non, dispersés ou non). Les employés sont les dépositaires du reste des savoirs, par leur familiarité avec les procédures, leur expertise métier, leurs contacts. La gestion de contenu va se charger, à l'aide de l'outil informatique, de rationnaliser la production, la diffusion, l'archivage des documents qui constituent le savoir documentaire. Le Knowledge Management (KM) qui va se charger de transcrire, capitaliser et transmettre les connaissances, non seulement documentaires mais aussi des employés. … » A suivre sur le Journal du net

Quelques ouvrages incontournables plus conséquents :

Organisation 2.0 –* Le knowledge management nouvelle génération : mettre en place des communautés de pratique dans l’entreprise. Martin Rouleaux-Dugage, les Editions d’Organisation, 2008, 260 p.

Knowledge Management : méthodes et outils pour la gestion des connaissances. Rose Dieng-Kuntz et Olivier Corby (INRIA Sophia Antipolis). Dunod/01 Informatique, collection InforPro, 2005, 464 p.

Le manuel du Knowledge Management : Une approche de 2e génération . Jean-Yves Prax, Dunod, 2003, 477 p.

Et pour prendre un peu de hauteur et toujours d’actualité :

Relier les connaissances : le défi du XXIème siècle. Sous la direction d’Edgar Morin, Le seuil, 2001, 471 p.

« En mars 1998, les "journées thématiques" organisées par Claude Allègre posaient la problématique des deux grands défis de la connaissance au troisième millénaire : la globalité et l’accroissement ininterrompu des savoirs. Le premier naît de l’inadéquation aggravée entre un savoir fragmenté et compartimenté selon les différentes disciplines et des réalités multidimensionnelles. Le second rend toujours plus difficile l’organisation des connaissances autour des problèmes essentiels. Cet ouvrage rassemble les travaux de participants de toutes disciplines. »

Au delà de l'outil informatique, n'oublions pas que nous sommes tous, à tous niveaux, acteurs de la transmission de la connaissance dans l’entreprise.

Vue sur une revue de presse

touline — Mon, 24 Mar 2008 13:28:00 +0100

Avant l’heure (est-ce le web 2.0 ?) où l’on peut choisir de recevoir l’information avant même qu’elle ne paraisse, il était des temps héroïques où faire une revue de presse tenait autant du bricolage que de la lecture rapide, de la recherche d’information ou de la synthèse.

Quelques rappels pour ceux qui me disent gentiment : « Yavéka lire les journaux, c’est tout » :

Arrivée matinale, les journaux sous le bras, direction le photocopieur (N&B, A4, sans réduction, un vrai ichthyosaure …) dûment armée de ciseaux, colle, scotch, feuille blanche…

Avec l’habitude, les informations économiques des journaux locaux étaient faciles à repérer, en revanche la sélection plus épineuse dans la presse nationale, les centres d’intérêt de la structure étant multiples.

La conservation de l’intégrité de la source interdisait la découpe directe de l’article : copie, redécoupage, collage… pour faire tenir un article sur une page, la ruse, voire le jeu de piste, était souvent de rigueur : les typographes d’un certain quotidien national affectionnaient les bouts de colonnes renvoyés page suivante ou les articles en L. D’autres hebdomadaires industriels utilisaient un format tout juste supérieur à l’A4, histoire de compliquer les choses à dessein… et même en écrasant la reliure… il manquait toujours la première lettre de la première colonne….

Après pas mal d’énervement, de coups de ciseaux, de ratés, de collage, les mains étaient noires, le capot du photocopieur également, mais « l’original » de la revue de presse était prêt à être photocopié pour quelques directeurs dans les étages, le commun n’ayant que la synthèse qui restait à écrire et à faire taper (j’avais à l’époque une secrétaire qui s’accrochait à sa vieille machine à écrire et refusait de se mettre au bon vieux DOS, autre ptérodactyle…).

Aujourd’hui, la souris a remplacé le ciseau, le http a remplacé l’odeur de l’encre d’imprimerie, le clic a remplacé la découpe,

Aujourd’hui, plus besoin d’attendre la revue de presse pour connaître les nouvelles du monde ou du voisin, il suffit d’ouvrir son ordinateur,

Mais aujourd’hui, il est interdit de photocopier les articles gratuitement, le CFC (Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie) y veille.

Aujourd’hui tout le monde peut facilement mettre en ligne sa propre revue : de presse, de sites internet, de blogs, de vidéo...

Mais aujourd’hui, faire une vraie revue de presse, avec lecture, sélection, tri, analyse, et rédaction d’une synthèse, reste un talent et/ou une compétence professionnelle. Exemple ? Suivez ce lien, tout simplement…

Débordé ? Pas qu’au travail…

touline — Thu, 10 Jan 2008 13:12:00 +0100

Voilà un livre, ou une arme secrète, qui peut faciliter le travail du DGD (Directeur Général Domestique) que vous êtes.
Béatrice Carrot (Organisez-vous) et Claire Mazoyer (IFAP) se sont réunies pour publier l’essentiel des grands principes d’organisation que chacun peut adapter à son cas personnel pour se simplifier la vie au quotidien.

En vrac, quelques exemples de chapitres :

« Home GPS »,
Gérez votre temps,
...
Embauchez Mary Poppins,
Traitez vos papiers dans les délais,
Classez pour retrouver.

C’est dans ce dernier chapitre que vous trouverez les trois axiomes de la documentaliste que j’ai publié sur ce blog, qui ont plu à Béatrice Carrot et qu’elle cite dans son livre, ainsi que sa source.

Rendez-vous p. 161 dans : Je suis débordé(e) à la maison ! Guide des premiers secours pour s’organiser au quotidien. Edition : les Cahiers de l’Info. 220 p. 14 €.

Documentaliste et assistante de direction : l’information, encore l’information

touline — Thu, 13 Sep 2007 15:11:00 +0200

Que ce soit comme documentaliste ou comme assistante d’un Président, il m’est souvent arrivé d’avoir à fournir une synthèse dans un domaine ou un autre, mon périmètre étant d’ordre économique et/ou social. Qui dit synthèse dit préalablement recherche de l’information. Soit une partie de mon savoir faire !

Voilà, au gré de mes recherches d’informations sur la Bretagne, pour nourrir ma prospection de future recrutée et parfaire mes connaissances sur cette région, les quelques billets déjà parus dans la catégorie Journal de bord économique :

Les ports de plaisance bretons et l’emploi,

L’industrie textile en Bretagne,

Tourisme industriel,

Les fichiers d’entreprises,

L’information économique des CCI,

Création du SISCOM en Bretagne.

Si à une époque, j’étais plus spécialisée en aménagement du territoire et dans la banane bleue ou encore dans les chiffres de l’enseignement supérieur dans une région qui menait une politique volontariste et visionnaire pour rapprocher les universités des besoins des entreprises…, je reconnais que j’ai de la chance car je peux, pour le moment, choisir mes thèmes, du moment qu’ils restent dans le deal avec Ouestjob. Et je n’ai d’autre délai… que celui que je me fixe…

L’information économique des CCI

touline — Mon, 23 Jul 2007 10:15:00 +0200

Après un billet d’ordre général sur les Chambres de Commerce et d’Industrie, ce deuxième volet précise les services que peuvent rendre leurs centres de documentation aux chercheurs d’emploi.

Pour mieux apprécier leur position, il est nécessaire de faire un petit préambule sur leur mode de financement. Ce dernier vient pour une part de la vente de leurs produits et prestations et de leurs emprunts mais la plus grande part résulte de l’IATP, c'est-à-dire de l’Imposition Additionnelle à la Taxe Professionnelle. Il est donc logique que leurs missions s’adressent prioritairement aux entreprises qui les financent.

Leurs centres de documentation, souvent appelés CCI Info, n’échappent pas à cette règle : leurs cibles sont les entreprises, et surtout celles de leur circonscription, ainsi que les élus locaux, les formateurs,…

Aussi le « grand public », dont les chercheurs d’emplois font partie, est bien accueilli mais parfois à des heures précises, aussi, je conseille à ceux qui voudraient se rendre dans une CCI Info de se renseigner sur les heures d’ouverture « tout public ». Il y a autant de pratiques que de CCI !

Je ne parle pas ici des porteurs de projets/créateurs d’entreprises dont l’accompagnement est une des missions des CCI, et leur centre de formalités des entreprises un passage obligé.

Les CCI collectent, analysent, diffusent l’information d’ordre national ou international à destination de leurs ressortissants. Elles collectent, analysent et diffusent les données socio-économiques de leur territoire pour alimenter la réflexion de leurs élus. Elles publient souvent des études thématiques et sont particulièrement bien placées pour connaître les entreprises, les marchés et les territoires, ainsi que la démographie des entreprises.

Outre leurs propres études économiques, les CCI Info mettent souvent à disposition, des usuels et des annuaires d’entreprises, une revue de presse, des revues économiques généralistes… En général ces documents sont en consultation libre sur place. Leurs propres études sont toujours payantes… quand elles sont en vente !

Certaines CCI sont généreuses sur leur site internet, d’autres beaucoup moins !!

A titre d’exemple, j’ai pu ainsi télécharger le tableau de bord du 1er trimestre 2007 du Pays de Morlaix (au hasard) et je sais ainsi que le nombre de recrutements programmés en 2007 par les chefs d’entreprise est de 3 366 dans cette région.

Petite anecdote : à mes débuts de documentaliste dans une CCI, j’avais demandé à mon directeur de service, s’il était possible de diminuer le prix de la photocopie. Ce prix était de 2 F (pardon, c’était à l’époque où la France battait encore monnaie), prix trop élevé pour les demandeurs d’emploi qui avaient souvent besoin de photocopies d’annuaires d’entreprises. Ce directeur a pris sa calculette, et au bout de 2 minutes, m’a répondu, et c’est resté gravé dans ma mémoire : « Madame, vous me coûtez 1,76 F la minute ». Je suis repartie sans voix et sans argument pour défendre ma cause !!

Toute pile de papiers est une pile de décisions non prises

touline — Mon, 09 Jul 2007 13:35:00 +0200

La créatrice-formatrice du site de formation Organisez-vous m’a demandé l’autorisation de citer les trois axiomes de la documentaliste dans un ouvrage sur l’organisation à paraître en septembre.

En sorte d’échange, elle m’a donné son accord pour publier ici cet adage que j’aime beaucoup et qu’elle cite dans sa formation :

Toute pile de papiers est une pile de décisions non prises

Cette phrase ne laisse pas indifférent, j’ai pu observer qu’elle ne suscite que deux sortes de réaction :

- les opposants farouches, trop farouches,

- ceux qui, après un temps de réflexion, la pensent profondément vraie.

Dans quel camp êtes-vous ?

Formation initiale, quand tu nous tiens...

touline — Fri, 13 Apr 2007 08:53:00 +0200

J’ai travaillé avec un Directeur général qui disait que la formation initiale marquait à tout jamais une personnalité. Ainsi, par exemple, un juriste de formation ne serait jamais un bon comptable quoiqu’il ait pu entreprendre comme étude par la suite. Je me permettais parfois de lui signaler mon incompréhension face à ce principe (pour ne pas lui dire que je n’étais pas du tout d’accord). A la réflexion, je crois maintenant comprendre ce qu’il disait, mais peut-être dans un autre sens…

En effet, ma formation de documentaliste apporte une autre dimension à mes missions d’assistante de direction : traitement de l’information, base de données, organisation, système de classement…

L’assistanat serait-il aussi un métier de l’information ?

Documentaliste : au delà de la technique, 3 axiomes

touline — Wed, 11 Apr 2007 08:50:00 +0200

- Une documentaliste ne sait rien mais sait où trouver tout.

- Tout article recherché est plus ancien que ne le pense le demandeur.

- Tout document inclassable peut être jeté immédiatement, il ne sera jamais retrouvé.

Documentaliste à l'âge préhistorique

touline — Mon, 09 Apr 2007 21:55:00 +0200

L’ère préhistorique pour une documentaliste d’entreprise date, disons, de 15 ans. 15 ans ? Autant dire 15 décennies dans d’autres domaines.
Pour vous le prouver, je vous propose de tenter de répondre à la FAQ ci-dessous sans lancer internet…

FAQ à une documentaliste d’un groupe industriel avant l’ère internet

Quel est le cours du café sur le marché mondial ?

Quelle est l’augmentation du BT 01 ?

Quelles sont les dates des prochains grands matchs de football ? Non, non, c’est sérieux, je suis chargé de faire des statistiques prévisionnelles d’absentéisme dans l’entreprise.

L’article du Monde d’il y a trois jours qui parle de l’évolution du prix de l’acier. (c’était dans les Echos 10 jours avant).

Toute la jurisprudence sur les licenciements collectifs dans la métallurgie ?

Quel est le PIB du Japon ?

Qui était le Ministre de l’Economie en 1980 ? Et a-t-il publié des ouvrages ?

Quelle a été l’inflation comparée en France et aux Etats-Unis depuis 1945 ?

Quels sont les fabricants d'outillages portatifs pneumatiques en France ?

Quelle est la production laitière annuelle française ?

Quand a été instaurée la PAC ?

Les principales données économiques du Brésil ?

Quel est le classement des écoles d’ingénieurs ?

Alors ?

De documentaliste à assistante de direction

touline — Sun, 08 Apr 2007 09:04:00 +0200

La réponse à cette question se trouve, pour partie, dans le dernier billet "Boulot attitude" de Tout pour elles. Corinne en effet fait état d'une étude de l'APEC qui identifie, pour les femmes cadres de la quarantaine, trois types d'approche face à leur parcours professionnel. Je crois que je me situe entre la pro-active et l'opportuniste.... Pour celles et ceux qui ne connaîtraient pas son site, je vous le conseille, vous y trouverez même la totalité de l'étude citée.