Touline, cap sur la Bretagne - Tag - assistante de direction

Supplée par l’intelligence !

touline — Tue, 27 May 2008 13:24:00 +0200

Après « ne voyage pas comme ta malle », voilà un autre aphorisme de ma grand-mère (qui avait l’art de la formule lapidaire) : « supplée par l’intelligence ! » Elle l’utilisait pour toute question pour laquelle elle n’avait pas la patience de fournir des explications. Et elle était peu patiente.

Si l’écriture illisible est l’apanage des médecins, j’ai eu un président qui aurait pu être le plus célèbre d’entre eux. Son écriture, subtile mélange de proto-élamique mâtiné de patte de héron laissait perplexes ses subordonnés.

Si au bout de quelque mois j’arrivais à lire le texte intégral, j’ai eu des débuts difficiles, c’est la méthode du sens global qui permettait de s’en sortir.
Heureusement qu’il écrivait fort peu, préférant les injonctions verbales. Devenue la spécialiste de l’écriture présidentielle, j’étais très demandée.

Le décryptage n’apportait pas toujours un éclairage nouveau sur une stratégie économique en cours mais s’apparentait plus souvent au fameux « je connais l’origine de cette dépense » dont Louis XIV émaillait les rapports de la Chambre des Comptes d’alors.

J’ai cependant des souvenirs encore très présents d’être restée 10 minutes à contempler trois mots en me répétant : supplée par l’intelligence, supplée par l’intelligence, supplée par l’intelligence…

Le berger et le débat du mois sur les différentes formes de CV

touline — Sat, 05 Apr 2008 20:42:00 +0200

Vous connaissez peut-être (sinon d’ici quelques instants) ce poème de Francis Blanche :

Le berger écoute le vent,

Le berger compte les étoiles,

Le berger regarde le temps

Grisailler son manteau de toile.

Le berger confie son troupeau

À l'épaule de la montagne.

Le berger joue de son pipeau,

La voix du torrent l'accompagne.

Mais par les longues nuits d'été,

Couché, seul, sur le dos, dans l'herbe,

Compagnon de l'éternité,

Le berger,

S'emmerde !

Et bien il en va de même avec mon CV ! Il est propre, il est classique, il est carré, il est rigoureux, il est compétent, il est organisé, il passe même le filtre des logiciels (depuis le test Jobétic, merci à eux !).
Mais il s’ennuie.
Et il m’ennuie.
Et s’il m’ennuie, quel peut être son effet dans les entreprises ?

Sur le blog du Rédacteur de RégionsJob, une de mes catégories préférées est celle des CV originaux…exemples à suivre…ou pas !

Tous les spécialistes du recrutement (au moins ceux que j’ai rencontrés ou lus) conseillent le classicisme pour le CV d’une assistante de direction. Cependant, vu le peu de retour (vous avez dit séniorette peut-être ?), je pourrais m’amuser au lieu de m’ennuyer !

En lisant des billets déjà parus sur la question, comme ceux d’Evy, Elisa ou Julien B, je retiens que l’idéal est un CV original mais pas trop, original mais sobre, avec un petit quelque chose qui fait la différence… Oui, mais j’ai envie d’encore autre chose…

Je n’ai pas la créativité d’Esperluette, l’imagination de Clem, le verbe acéré de Frame ni l’audace d’Emma (pardon aux autres créatifs, de la plate forme et d’ailleurs, d’être restée dans l’Ouest…).

Mais depuis quelque temps, l’idée fait son chemin et j’ai envie d’essayer une autre forme de CV.

Carrément (ou pas... justement).

C’est vrai qu’il me faut trouver l’idée directrice en premier lieu… Mais qu’est ce que je risque ?

La gestion des connaissances ou Knowledge Management

touline — Sun, 30 Mar 2008 14:43:00 +0200

Les organisateurs d’Assist’Expo (le salon national des secrétaires et des assistant(e)s, 17 et 18 avril 2008 à Paris) présenteront au cours de ce salon les résultats de l’enquête qu’ils ont menée auprès des assistantes et secrétaires sur leur rôle dans la gestion et la transmission des connaissances.

Mais qu’entend-t-on exactement par gestion des connaissances ? Bien qu’étant toujours au cœur de l’information, que ce soit comme documentaliste ou comme assistante de direction, je suis allée me rafraichir la mémoire. En effet, si une documentaliste ne sait rien, elle sait où trouver tout, et une assistante de direction est plus spécialiste de la gestion des informations au quotidien que de la conception ou la mise en place d’un système d’information complexe.

Pour un aperçu rapide sur la gestion des connaissances, je conseille cet article du Journal du Net, qui, s’il date de 2004, n’en est pas moins une très bonne approche. En voilà un petit extrait :

« L'entreprise recèle des savoirs, dont une partie est consignée dans des documents de toutes sortes (numérisés ou non, dispersés ou non). Les employés sont les dépositaires du reste des savoirs, par leur familiarité avec les procédures, leur expertise métier, leurs contacts. La gestion de contenu va se charger, à l'aide de l'outil informatique, de rationnaliser la production, la diffusion, l'archivage des documents qui constituent le savoir documentaire. Le Knowledge Management (KM) qui va se charger de transcrire, capitaliser et transmettre les connaissances, non seulement documentaires mais aussi des employés. … » A suivre sur le Journal du net

Quelques ouvrages incontournables plus conséquents :

Organisation 2.0 –* Le knowledge management nouvelle génération : mettre en place des communautés de pratique dans l’entreprise. Martin Rouleaux-Dugage, les Editions d’Organisation, 2008, 260 p.

Knowledge Management : méthodes et outils pour la gestion des connaissances. Rose Dieng-Kuntz et Olivier Corby (INRIA Sophia Antipolis). Dunod/01 Informatique, collection InforPro, 2005, 464 p.

Le manuel du Knowledge Management : Une approche de 2e génération . Jean-Yves Prax, Dunod, 2003, 477 p.

Et pour prendre un peu de hauteur et toujours d’actualité :

Relier les connaissances : le défi du XXIème siècle. Sous la direction d’Edgar Morin, Le seuil, 2001, 471 p.

« En mars 1998, les "journées thématiques" organisées par Claude Allègre posaient la problématique des deux grands défis de la connaissance au troisième millénaire : la globalité et l’accroissement ininterrompu des savoirs. Le premier naît de l’inadéquation aggravée entre un savoir fragmenté et compartimenté selon les différentes disciplines et des réalités multidimensionnelles. Le second rend toujours plus difficile l’organisation des connaissances autour des problèmes essentiels. Cet ouvrage rassemble les travaux de participants de toutes disciplines. »

Au delà de l'outil informatique, n'oublions pas que nous sommes tous, à tous niveaux, acteurs de la transmission de la connaissance dans l’entreprise.

Débat du mois : blog-emploi, quel piège faut-il éviter ?

touline — Wed, 17 Oct 2007 14:17:00 +0200

J’ai trop attendu ! Après tous les billets parus sur le débat du mois, difficile d’apporter encore quelque chose ! Je signale en particulier le billet de Frédérique et son « vrac de pièges » dans lequel elle n’est pas tombée et celui de Guillaume et ses « 4 Soyez ».

Rendez-vous aussi sur le blog de notre modérateur pour tout savoir sur ce premier débat du mois : blog emploi : les pièges à éviter.

Un des pièges à éviter est certainement le hors sujet mais tant pis, je livre ma réflexion qui est un peu en limite de champ.

Une assistante de direction, même si son job est souvent indispensable dans son rôle d’interface ou dans celui support logistique, est un travailleur de l’ombre. Un peu rétrograde comme vision, m’a-ton dit un jour. A voir ! Les mentalités des entreprises françaises évoluent mais lentement. Par définition même, sa discrétion et sa retenue sont de rigueur. Cette mise en lumière sur un blog-emploi ne pourrait-elle pas être mal interprétée ? Cela ne pourrait-il pas inquiéter certains dirigeants ? Et si je la recrute, elle risque de déverser les secrets de l’entreprise sur la toile ? Et internet est tout, sauf discret !

J’aimerais savoir si quelqu’un ou quelqu’une, à contrario, n’aurait pas été recruté parce qu’animateur d’un blog, sans même forcément entrer dans le contenu ! Pour certaines entreprises, je ne signale pas ce blog-emploi sur mon CV. Vous me direz, pourquoi postuler ? C’est peut-être un autre débat.

Synthèse du débat sur les qualités des assistantes et secrétaires de direction

touline — Tue, 02 Oct 2007 13:01:00 +0200

Compte tenu du grand nombre de commentaires (merci à toutes et à tous) sur les qualités recherchées chez les assistantes, une synthèse des débats s’impose.

Pour corser l’affaire, j’avais suggéré de ne choisir qu’une qualité, vos choix ont été les suivants :

Capacité d’adaptation, citée par 2 commentateurs,

Discrétion,

Disponibilité,

Sens du service,

Organisation

Consciencieux,

Maternelle.

Cette liste d’aptitudes ne correspond pas à celles les plus demandées par les employeurs ! Les deux derniers termes n’étant pas cités dans les dizaines d’offres que j’ai analysées, on pourrait toutefois relier consciencieux et rigoureux.

Par contre, sont apparues au cours des échanges, des différences notoires dans les missions principales des assistantes ou secrétaires selon leur type de poste et par conséquent dans les qualités souhaitées.

Ayant des expériences différentes, Nadine et moi avons décidé de mener une réflexion commune sur ce thème pour approfondir la question. Nous avons déjà retenu 4 profils de poste dont nous souhaitons étudier les différences pour y relier les bonnes capacités professionnelles :

L’assistante polyvalente de TPME,
L’assistante de direction de structure moyenne,
L’assistante de service rattachée à une équipe de plusieurs personnes,
L’assistante de direction ou secrétaire particulière d’un PDG de multinationale, ou Président ou Ministre,

Nous cogitons et vous proposerons bientôt ces quelques billets…

Les qualités des assistantes / secrétaires de direction

touline — Mon, 24 Sep 2007 08:44:00 +0200

Les assistantes et/ou secrétaires doivent être parfaites ! Après avoir lu ce qui suit, je pense que, comme moi, vous en serez persuadé, si tant est que vous ne le soyez pas déjà. Pour mémoire, la profession étant à 98 % féminine, je garde le féminin, ce qui n’est certes pas exclusif !

Voilà une liste des qualités demandées aux secrétaires et/ou assistantes de direction lors d’offres d’emploi. Tous ces épithètes et qualificatifs ont été relevés dans le profil du candidat sur les annonces publiées durant ces 6 derniers mois dans l’Ouest, seule la classification de ces compétences n’engage que moi.

Les aptitudes relationnelles se déclinent en :

sens relationnel,
esprit d’équipe,
aisance relationnelle,
qualité d’écoute,
diplomatie,
sens du service,
sens du contact,
autorité naturelle.

Les qualités personnelles :

rigueur,
souplesse,
discrétion,
disponibilité,
dynamisme,
capacité d’adaptation,
polyvalence,
organisation,
méthode,
autonomie,
sens de l’initiative.
réactivité,

Les qualités intellectuelles

ouverture d’esprit,
bon esprit d’analyse,
sens de la réflexion,
intelligence des situations,
bonne culture générale,
capacités rédactionnelles.

Une qualité extérieure :

bonne présentation.

La force intérieure est parfois soulignée :

bonne gestion du conflit
résistance au stress
stabilité émotionnelle
gestion des priorités

Les compétences professionnelles techniques :

maîtrise des logiciels bureautiques,
maîtrise des nouvelles technologies,
bilingue ou bon niveau d’anglais/allemand/espagnol/breton…

Le quarté gagnant comprend le sens relationnel, la rigueur, la discrétion et l’organisation.

Quelle qualité est primordiale à votre avis ? Une seule, c’est plus difficile !

Documentaliste et assistante de direction : l’information, encore l’information

touline — Thu, 13 Sep 2007 15:11:00 +0200

Que ce soit comme documentaliste ou comme assistante d’un Président, il m’est souvent arrivé d’avoir à fournir une synthèse dans un domaine ou un autre, mon périmètre étant d’ordre économique et/ou social. Qui dit synthèse dit préalablement recherche de l’information. Soit une partie de mon savoir faire !

Voilà, au gré de mes recherches d’informations sur la Bretagne, pour nourrir ma prospection de future recrutée et parfaire mes connaissances sur cette région, les quelques billets déjà parus dans la catégorie Journal de bord économique :

Les ports de plaisance bretons et l’emploi,

L’industrie textile en Bretagne,

Tourisme industriel,

Les fichiers d’entreprises,

L’information économique des CCI,

Création du SISCOM en Bretagne.

Si à une époque, j’étais plus spécialisée en aménagement du territoire et dans la banane bleue ou encore dans les chiffres de l’enseignement supérieur dans une région qui menait une politique volontariste et visionnaire pour rapprocher les universités des besoins des entreprises…, je reconnais que j’ai de la chance car je peux, pour le moment, choisir mes thèmes, du moment qu’ils restent dans le deal avec Ouestjob. Et je n’ai d’autre délai… que celui que je me fixe…

La Bretagne est-elle un arivouer ?

touline — Sun, 02 Sep 2007 13:50:00 +0200

En feuilletant mon cher dictionnaire de la marine à voile de Bonnefoux et Paris, j'ai trouvé un « nouveau » mot inconnu : arivouer.

Un arivouer est un rivage d’un abord facile.

D’un point de vue maritime, la Bretagne a des écueils tristement célèbres et une navigation prudente et préparée est de mise pour l’atteindre. D’un point de vue de l’emploi, je réserve encore mon avis !

Une personne, probablement bien intentionnée, m’a demandé tout récemment, ce que je comptais faire en cas d’échec de ma recherche d’emploi en Bretagne. Je lui ai répondu que l’échec ne faisait pas partie de mes hypothèses de travail. Evidemment, si, disons dans 5 ans, je suis la dernière survivante des pionniers de la plateforme Ouestjob, je me poserai des questions…

Quand tourisme industriel rime avec averses sempiternelles

touline — Mon, 20 Aug 2007 09:52:00 +0200

Les candidatures spontanées ont cela de bon qu’elles permettent les visites virtuelles des entreprises qui affichent leur vitrine !

Le temps frais m’incite à vous signaler celles qui proposent la visite, en dur, de leur site de production. Vous pourrez avoir plus d’information sur le site de Bretagne Découverte économique ou Bretagne.com et pour toute la France sur celui du Tourisme industriel et découverte économique.

Je propose aujourd’hui 3 entreprises du secteur industriel textile/cuir. Et en Bretagne bien sûr. Tout un chacun connaît leurs produits, elles sont mondialement connues ! Mais sait-on toujours tout ?
Précaution d’emploi : ce choix est totalement subjectif, ne tient pas compte de leur notoriété au classement de la meilleure entreprise où il fait bon travailler, ni de l’évolution de leur CA depuis 10 ans.

Guy Cotten, l’abri du marin.

C’est en 1964 que Guy Cotten fabrique ses premiers cirés à Concarneau pour enfin remplacer les vestes de coton huilé lourdes et inconfortables. En moins de 4 ans, tous les ports bretons ont opté pour les célèbres cirés Guy Cotten. Sa célébrité est due à son innovation constante pour la sauvegarde des hommes de la mer : de la course au large à la pêche côtière.

JB Martin

Une des dernières entreprises de fabrication de chaussures en France se trouve à Fougères (pourquoi ne dit-on plus « fabrique » de chaussure ? ringard ?). La griffe JB Martin est née dans un grenier de Fougères en 1921.

Sans vouloir particulièrement lui faire de la publicité, vous aurez une bonne surprise en visitant leur nouveau site web, encore un peu en construction ! Visite sur rendez-vous toute l’année : découverte des différentes étapes de la conception à la finition, magasin d’usine à la sortie !

Armor Lux

La Bonneterie d’Armor est né en 1938 à Quimper. « Armor-Lux est aujourd'hui une marque reconnue pour l'originalité de collections qui puisent leur inspiration dans les couleurs de la mer et les valeurs de la Bretagne ». Je ne pouvais pas ne pas la souligner. De plus, outre sa politique de partenariat et de mécénat en Bretagne, Armor Lux est engagé dans le développement durable et a développé un produit « Coton Equitable ». Visite guidée des ateliers toute l’année sur rendez-vous.

Ces entreprises n’ont qu’un défaut à mes yeux : elles n’ont pas de poste pour une assistante de direction ! Mon argumentation n’était peut-être pas à la hauteur…

Taux de réponses à des candidatures spontanées

touline — Fri, 17 Aug 2007 09:14:00 +0200

L’envoi de candidatures spontanées est un des axes importants de ma recherche d'emploi d'assistante de direction en Bretagne. En juillet, j’ai envoyé une centaine de candidatures dont plus de la moitié personnalisées, avec recherche d’un maximum d’information sur l’entreprise pour une argumentation la plus efficace possible. Certaines entreprises étant discrètes sur le net, quelques lettres étaient, je dois l’avouer, moins individualisées. Tous ces dossiers de candidature ont été envoyés par courrier : j’ai augmenté sensiblement le chiffre d’affaires et la fréquentation du bureau de poste de mon village !
A J+32 du premier envoi et J+20 du dernier envoi, j’ai reçu 53 % de réponses négatives dont 12 % par mail.

La palme de la rapidité revient à une entreprise de Quimper dont j’ai reçu la réponse…par mail le lendemain de mon envoi !

La palme de la conscience professionnelle à une entreprise de Lorient, qui m’a répondu deux fois ;

La palme de l’insolite à une entreprise… à qui je n’ai pas écrit… mais compte tenu des OPA sauvages de l’Ouest, ce doit être moi qui suis en retard…

Je reçois encore des réponses de temps en temps. Le temps pour moi de préparer la prochaine offensive.