Touline, cap sur la Bretagne

De la pomme à la promotion immobilière

touline — Sun, 07 Feb 2010 21:37:00 +0100

Pour faire un bon cidre, rien ne vaut la marie ménard et la kermerrien. Et rien ne vaut le ramassage à la main.
Quand aucune autre mission ne se profile, rien ne vaut le grand air dans un champ de pommier au large de Plancoët.

Enfin, le grand air un peu gâché par l’odeur entêtante de la pomme trop mûre et les relents d’un tracteur cacochyme qui tourne toute la journée. Même pas le temps d’admirer ces centaines de pommiers alignés au cordeau. Une tonne à ramasser par jour, il faut y aller. Et des deux mains !

Même dans un champ de pomme le portable sonne… et les rendez-vous s’enchaînent à Rennes : jonglage entre les heures pommes, les heures de route, les heures de douche et les heures d’entretien. Quelques courbatures n’empêchent pas la concentration.

Depuis octobre me voici donc en poste à Rennes comme assistante de direction chez un promoteur immobilier. Des projets dans tout le Grand Ouest, une petite équipe très sympathique, une période d’essai réussie et… des bureaux très proches de ceux de RégionsJob !

Alors la pomme m’aura portée chance !

Ne dit-on pas : une pomme de touline ?

La moisson chez Régionsjob

touline — Thu, 30 Jul 2009 20:34:00 +0200

Pour sortir en ville, j'attendrais encore un peu, cet engin n'est pas d'une maniabilité extrême. Même pour récolter le colza, il faut de l'entrainement.

Mais il fallait bien s'occuper en attendant les résultats du Concours Régionsjob !

Le Modérateur a livré la liste des gagnants. Un fort beau palmarès que vous trouverez ici.

Ce blog a été 5ème dans la catégorie du vote du public.
Un grand merci à mes lecteurs et à ceux qui ont pris le temps de voter pour Touline. Un clin d'œil particulier à mon écrivain fantôme préféré et à une de ses amies, Véronique M, pour leurs votes acharnés... qui m'ont permis de hisser un orteil sur le podium.

Recruter une assistante de direction

touline — Mon, 20 Jul 2009 13:36:00 +0200

Recruter une assistante de direction, c'est facile : il y a beaucoup de candidates.

Certaines agences d'intérim ne prennent même plus les CV : « trop de candidates, cela ne sert à rien : quand on a un poste, on publie une annonce, il faut surveiller ». Bon.

La semaine dernière une responsable RH m'a répondu, fort civilement et presque désolée d'avoir à répondre négativement, qu'elle avait reçu 220 candidatures pour un poste de secrétaire de direction.

Mais alors s'il y a pléthore de candidates, recruter une assistante de direction n'est peut-être pas si facile....

Le recruteur, qu'il recrute lui-même ou par l'intermédiaire d'un conseil ou agence, cherche la meilleure assistante de direction. A diplôme égal, expérience similaire, qu'est ce qui fait la différence ?

Les trois qualités les plus demandées sont la rigueur, l'organisation, la disponibilité. Et alors ?

Nous sommes toutes disponibles, rigoureuses et organisées.

C'est vrai, c'est nous qui le disons !

Tout récemment encore, en attente d'un rendez-vous avec le responsable d'une agence d'intérim, j'entendais (merci les openspace) l'entretien d'une autre candidate avec la chargée de recrutement (avec laquelle j'avais également eu un entretien pour le même poste). Les mêmes questions (normal, grille d'entretien, je présume) mais plus grave : les mêmes réponses ! Je me croyais originale, avec moult compétences et qualités, la meilleure en un mot... Et bien pas si sûr !

Le même laïus. Le même argumentaire.

En lisant tous les bons conseils ici ou là, nous nous répétons notre boniment, nous rentrons dans la norme, nous répondons à ce que nous pensons qu'ils attendent de nous... et nous avons toutes le même discours.

Nous oublions peut-être la conclusion de tous ces bons conseils : soyez vous-même.

Mais si je suis moi-même, je n'entre peut-être plus dans le cadre...

Lors de l'entretien, si nous autres candidates, nous avons fort à faire pour nous distinguer sans nous marginaliser, nous montrer singulières sans être excentriques, le recruteur a fort à faire pour discerner le candidat qui conviendra au poste qu'il cherche à pourvoir... tout en entendant toujours les mêmes réponses.

Une jeune chef de service avec laquelle j'ai travaillé un moment m'a raconté, en quittant l'entreprise, qu'elle venait d'apprendre pourquoi le DRH d'alors l'avait recruté 5 ans auparavant : « je l'ai recrutée elle, parce qu'elle ressemble à ma fille... »

Comment classer ses papiers personnels

touline — Mon, 06 Jul 2009 15:26:00 +0200

Juillet déjà ! Les vacances se profilent, le rythme ralentit.
Et le temps de l’archivage arrive. Au bureau c’est un grand classique.
Mais chez soi ? Même à la maison, il arrive d’être envahi de papiers entassés. Alors autant s’y mettre maintenant pour partir tranquille….

Mes lecteurs fidèles se souviendront peut-être d’un de mes billets, un peu ancien il est vrai : toute pile de papiers est une pile de décisions non prises. Pile ou tas, s’entend ! Il avait suscité à son époque, 2 ans déjà, quelques échanges intéressants sur la verticalité ou la psychologie de la pile.

La première décision est d’attaquer cette pile, alors place à la technique :

Prendre la pile (ou tas) et prendre les papiers un par un en les dispatchant en 3 piles :

A traiter - A classer - A jeter

En appliquant quelques principes :

- Rendez-vous sur ce site du service public (allons à la source) pour savoir ce qu’il convient de garder et combien de temps (cela ne sert à rien de garder 10 ans vos factures de téléphone. Et il n’y a pas de « okazou » qui tienne),

- Plus vous gardez de papiers, plus vous en avez, plus c’est long à classer, plus cela prend de la place, plus c’est laborieux pour retrouver quelque chose,

- Rappelez-vous cet axiome : "tout document inclassable peut être jeté immédiatement, il ne sera jamais retrouvé". Et si vous hésitez à jeter, dites-vous que si vous retrouvez ce papier dans 6 mois, vous le jetterez, alors autant le faire tout de suite.

- De plus en plus d’organisme (et je pense à EDF, téléphone, ou certain vendeur d’électroménager) proposent les factures en ligne. Pratique, bon pour la planète… pensez-y.

Ces trois piles une fois constituées, prendre la première "A traiter"… et traitez !

Bon, j’admets qu’il reste souvent, une chemise « A faire », et/ou « En attente », car tout ne peut pas être traité immédiatement (il faut bien garder quelques décisions pour plus tard).
Après traitement et mise à part cette exception, la pile va se répartir sur les 2 restantes : A classer ou à jeter.

Prenez la pile à jeter et… brulez, déchirez, détruisez ou lacérez les papiers, c’est au choix.

Je n’ai pas fait de statistiques mais empiriquement, vous vous retrouvez avec environ une moitié des décisions de prises ou... des papiers en moins. Pas mal non ?

Maintenant trions cette pile à classer :

Faites un premier tri un peu primaire : énergies, communications, assurances, maison, salaires, enfants, santé, biens d’équipement, impôts, banque….
Reprenez chaque pile ainsi formée et affinez votre tri. Par exemple Impôts comprend impôt sur le revenu qui comprend déclaration, avis,… Il ne reste plus qu’à ranger dans la bonne sous-chemise/chemise/boite/classeur.
Parce que bien sûr votre plan de classement est déjà fait.
Et pour les puristes, bien sur, classer les documents dans l’ordre chronologique, enfin le plus récent sur le dessus…

Quelques conseils supplémentaires du bosco (du vu ou du vécu !)

- Pas la peine de garder les enveloppes (sauf les recommandés), cela prend de la place, ne sert à rien et oblige à retirer de l’enveloppe pour voir le thème ou la date,…

- Savoir s’il faut classer les contrats d’assurance tous ensemble ou selon le thème : maison, voiture… est un débat intéressant mais à mon sens improductif, l’important est de classer toujours de la même façon,

- Si acheter de jolies boîtes décoratives vous aide à classer, pourquoi pas… si elles ne restent pas emballées 3 ans…

- Si vous pré-classez vos documents à leur arrivée dans un trieur, cela vous facilitera le travail ensuite et évitera le syndrome de la pile décourageante,

- Evitez d’utiliser 15 boites rigides extraplates pour le même dossier volumineux (même si c’est de la récup’),

- N’oubliez pas d’écrire le thème sur le la boite ou dossier,

- Prévoyez les boites ou classeurs un peu grands, pour pouvoir ajouter facilement des papiers : rien de pire que de manipuler des dossiers ventrus ou des boites déformées et impossibles à fermer.

- Le fin du fin : utilisez le même plan de classement pour vos documents électroniques sur votre micro.

Convaincu ?

Concours RégionsJob des blogs emploi 2009

touline — Mon, 22 Jun 2009 21:04:00 +0200

Amusant ce canard en laiton sous son parapluie ? Kitsch ? Inutile ?

Bien que le temps ait été beau, il m'a fait de l'œil dimanche dans une brocante. Après une conversation un peu surréaliste avec sa précédente propriétaire, charmante anglaise s'il en fût, je l'ai acquis pour quelques piécettes... Cette photo est, à son tour, un clin d'œil à Martine qui a récemment fait ses premières armes en brocante.

Rassurez-vous, ce n'est pas ce que vous allez gagner au concours des blogs emplois 2009 de RégionsJob !
Un clic sur le blog de notre Modérateur et vous découvrirez ce qui vous attend, que vous soyez votant ou participant...

Ce présent blog, Touline, fut premier ex aequo en 2007, 5ème en 2008.
Que lui réserve ce concours 2009 ?

La concurrence est rude. La qualité des blogs emploi augmente autant que le nombre des inscrits ! D'une bonne cinquantaine d'inscrit en 2007, 2008 a vu concourir près de 90 blogs et 2009 devrait voir plus de 100 concurrents.

Bonne chance à tous !

Rencontre de blogueurs RégionsJob 2009 (bis)

touline — Sun, 14 Jun 2009 17:06:00 +0200

Avant de lire ce billet, rendez-vous pour le reportage circonstancié chez Véronique : photos, petits mots sympathiques sur chacun, les présents en personne, les présents en ligne, les absents à l’insu d’eux-mêmes, les présents en pensées…

Avec une exclusivité : le clavier du Modérateur (le seul, le vrai, l'unique) dont le doux pianotement berce ses voisins de bureau d’une torpeur accentuée par la pénombre propice d’un store récalcitrant…
Voisine de bureau Priscilla bien sûr qui a rejoint l’équipe et qui a lu tous les billets de tous les blogs depuis le début… Enfin presque ! Entre mayennaises, on se comprend, n’en déplaise à certain (pas possible, pas possible de venir de Laval… j’ai essayé d’en savoir plus mais peine perdue….)
Autre voisin et grand absent de cette rencontre : Fabrice notre rédacteur, en repos bien mérité peut-être.

Par contre dramatiquement incomplet ce billet de Véronique !

D’abord, elle n’est pas sur les photos : normal, me direz-vous, bien qu’elle le mérite, elle n’a pas de photographe attitré… Alors en voilà.

Il manque surtout cette surprise qu’elle a faite à chacun : un tee-shirt personnalisé : Rencontre de blogueurs RJ juin 2009 avec qui un marin, qui un arbre, qui une photo, qui la page de son blog : à chacun selon son blog.

Initiatrice de cette rencontre, Véronique est aussi toujours attentive à chacun : prête à soutenir, encourager, rire, entraîner… : que le blogueur qui n’a pas eu de commentaire sympathique de sa part me jette la première pierre !

Merci Véronique.

Et merci à RégionsJob et à Flavien et Priscilla d’avoir permis cette rencontre et de nous avoir accueillis, régalés, gâtés.

Et en conclusion, un petit sondage (phrases attrapées au vol lors de la rencontre) :

Une rencontre entre blogueurs, c’est :

- surréaliste de faire se rencontrer 10 personnes qui ne se connaissaient pas ?

- la réalité après le virtuel ?

Ecocitoyen au bureau : question d'organisation encore

touline — Thu, 21 May 2009 21:33:00 +0200

Quelle est la consommation annuelle moyenne de papier par personne au bureau ?

- 15kg (6 ramettes)

- 75kg (30 ramettes)

- 115kg (40 ramettes)

Quelle est la moins consommatrice d’énergie : la photocopie ou l’impression ?

Outre les réponses à ces questions, vous trouverez des astuces à intégrer dans votre organisation dans le Guide de l’écocitoyen au bureau, publié par l’ADEME Région Centre. 16 pages téléchargeables ici.

Et ce, sans faire concurrence à nos spécialistes de l’environnement et du développement durable sur Ouestjob ! Je pense à GreG, et son blog-emploi consacré à la gestion durable des espaces et des ressources naturelles ou à Denis, animateur QSE, qui sont des références dans ces domaines !

Chambres d’hôtes : un emploi ou une passion ? #2

touline — Mon, 27 Apr 2009 20:39:00 +0200

Suite et fin de l'interview d'Annie

J'ai feuilleté ton livre d'or qui fait voyager à lui tout seul. Je ne peux pas citer tous les témoignages positifs, il y en a trop (et je n'ai même vu que cela) alors je vais citer le dernier qui est représentatif de tous les autres : Il date du 20/3/2009 :

"Un premier arrêt, mais ce ne sera pas le dernier : l'accueil, le repas, la conversation, la chambre : tout est parfait."

Alors parle-moi de tes hôtes… Qui sont-ils ? Ou d’où viennent-ils ? J'ai vu l'Espagne, le Morbihan, la Région Parisienne, l'Italie, le Nord, … rien que le mois dernier…

Ce sont des personnes très différentes et d'origines géographiques très diverses : de Nouvelle Zélande, d’Australie, du Japon, des États Unis, d’Amérique du Sud en particulier le Brésil et le Mexique, et bien sûr beaucoup d’Européens, de Belgique, des Pays Bas, des Allemands…

Par exemple, nous avons des Allemands qui viennent depuis 19 ans, depuis nos débuts. Ils nous disent même avoir conçu leurs enfants chez nous… Notre taux de retour est de 30 %, ce qui est important.

Une dame belge est venue cette année, elle venait très souvent avec son mari mais il est décédé et elle a voulu montrer à ses petits enfants où ils passaient leurs vacances.

D'en face, nous voyons effectivement beaucoup de voitures belges ou hollandaises…

Oui, ils sont bien représentés.

Un couple belge vient régulièrement et nous donne des nouvelles d’autres personnes que nous connaissons, Un monsieur belge est revenu mais pas avec la même femme… Un couple hollandais est revenu pour nous présenter leur bébé…

Une grande famille en sorte.

C’est vraiment la table d’hôte qui apporte un plus dans la fréquentation et dans la relation personnelle avec nos hôtes.

A la différence d’un hôtel, ce n’est pas stéréotypé. Il faut aimer l'autre pour le faire et être soi-même. Chaque propriétaire fait avec sa propre personnalité…

Comme je te le disais, nous sommes 3 épis et nous voulons le rester. Nous sommes aussi très attentifs à la qualité des chambres. Il faut refaire des travaux régulièrement, moderniser les chambres. Nous apportons aussi notre connaissance de la Région, nous sommes vraiment d’ici.

Vous vous faites connaître comment ?

Nous avons le label Gîtes de France, donc nous apparaissons dans leur guide et dans d’autres comme le Routard par exemple, ainsi que dans des guides étrangers. Et le bouche à oreille fonctionne. Maintenant le site internet nous aide aussi. Et nous faisons un peu de publicité localement pour que les habitants des environs logent leurs proches lors de fêtes de famille. Nous faisons aussi travailler les commerçants locaux.

Pour autant que je puisse voir, vous avez beaucoup de monde en été, tu es toujours très active de l’aube à tard le soir, tu n’en as pas un peu assez parfois?

Je suis parfois fatiguée et la table d'hôte est très prenante, mais j’aime faire la cuisine. Et c’est toujours un plaisir de faire plaisir. Je me repose un peu en hiver, il y a beaucoup moins de monde ! Je continuerais tant que cela m’apportera quelque chose. C’est tellement captivant quand des gens passionnés parlent de leur pays ou de leur culture… il suffit d’écouter…

Nos grandes expéditions sont nées de rencontres. Nous avons reçu des gens qui avaient voyagé ou qui étaient originaires d'autres contrées et ils ont su nous transmettre cette passion du voyage, de la découverte d'autres cultures, du partage. Cela nous a donné envie d'aller à la rencontre des autres et de nous arrêter à notre tour chez l'habitant. Et nous avons fait de beaux voyages...

Annie, si tu devais donner 3 conseils à ceux qui veulent ouvrir des chambres d'hôtes, quels seraient-ils ?

A mon avis… ce serait d’avoir les trois qualités indispensables à l’accueil : l’écoute, la passion de l’autre, et beaucoup de disponibilité…

Merci Annie d’avoir bien voulu parler cette fois-ci … au lieu d’écouter comme tu préfères le faire.

Et si d’aventure vous passez par là (8 km de l’autoroute A10, entre Orléans et Blois) ou lors d'une visite de quelque château de la Loire, arrêtez-vous chez Annie et Jean-Yves, vous ne le regretterez pas. Et si la petite maison d’en face est fermée, c’est pour cause de Bretagne !

Chambres d’hôtes : un emploi ou une passion ? #1

touline — Thu, 23 Apr 2009 21:23:00 +0200

Annie et Jean-Yves Peschard reçoivent dans leur ferme du XIXème siècle, à Séris en Loir-et-Cher, au cœur du Val de Loire. Ils sont nos voisins, juste de l’autre côté de la rue. J’ai souhaité en savoir plus sur ce métier et Annie a bien voulu répondre à mes questions.

Annie, merci de prendre un peu de ton temps pour répondre à mes questions. Cela fait plusieurs années que nous sommes installés ici mais je ne sais même pas quand vous avez commencé cette activité de chambres d’hôtes ? Je précise pour mes lecteurs que Jean-Yves était agriculteur et a passé le relais de l’exploitation à votre fils depuis 2 ans.

Cela remonte en fait aux années 1972 ou 73…

Depuis si longtemps ? Je ne pensais pas…

Telles que tu connais ces chambres, cela fait 19 ans. Mais nous avions commencé avant. Jean-Yves avait des responsabilités dans le milieu agricole et un jour il est revenu d’une réunion du conseil d’administration de la fédération des exploitants agricoles où l’idée avait été lancée dans le département d’ouvrir les fermes aux citadins. Et cela nous a enthousiasmés. Nous avions une grande maison et pouvions mettre 2 chambres à disposition. Et c’est que nous avons fait.

Et cela a marché ?

Très bien ! Nous avons eu des familles parisiennes, des étrangers aussi. Je me souviens d’une famille d’agriculteurs hollandais qui partageaient leur temps de vacances : le père venait avec les enfants et après la mère avec les enfants, ils ne pouvaient pas s’absenter ensemble… Et parmi ces premiers hôtes en 1973, nous avons une famille avec laquelle nous sommes toujours en relation.

Y avait-il des obligations à l’époque ?

La seule exigence était qu’il y ait un lavabo dans la chambre. Sinon, les hôtes partageaient la salle de bains familiale. Cependant les repas n’étaient pas prévus et pourtant j’avais de la demande ! Nous étions dans un guide de vacances et week-ends à la ferme.

Pourquoi avoir arrêté ?

Nous avions deux enfants au début mais avec la naissance des deux suivants, nous avons été obligés d’arrêter pour des questions de place et de temps mais nous avons toujours l’idée de reprendre si une occasion se présentait. Et vu notre expérience, avec table d’hôtes aussi.

Et donc c’est en 1990 que vous vous êtes lancés à nouveau ?

Oui, cette année-là l’occasion s’est enfin présentée : nous avons pu nous agrandir. Et puis les enfants ont commencé à partir, il fallait que je fasse quelque chose. Jusque là j’étais conductrice de car scolaire, je m’occupais des Familles Rurales et j’étais animatrice de gymnastique mais l’activité de chambres d’hôtes me permettrait de rester chez moi.

Donc en 1991, après les travaux, nous avons ouvert les 5 chambres que tu connais. Nous avons choisi dès le départ le niveau maximum de confort pour notre catégorie et nous sommes 3 épis.

Nous avons mis 4 ou 5 ans à trouver notre rythme et j’ai pu quitter mon emploi de conductrice de car. L’investissement commençait à se rentabiliser.

C’est là que tu l’a fais comme emploi à plein temps ?

Oh, ce n’est pas un emploi ! Pour moi, cette activité représente d’abord… des rencontres. Créer un lien entre nos hôtes. Et entre eux et nous.

A notre époque, on ne parle que de communication mais en fait on ne communique plus. Les chambres d’hôte permettent de rencontrer, d’échanger, de faire se rencontrer des cultures différentes, des milieux sociaux différents… C’était cela au départ que nous souhaitions.

Et c’est toujours cela ?

Oh oui. Que les gens puissent s’enrichir les uns auprès des autres. Par exemple, quand à la même table, on a des Anglais (protestants) des Roumains (orthodoxes) des Italiens (catholiques) et des Israéliens (juifs), c’est fabuleux, je me souviendrais tout ma vie de ce diner où chacun a trouvé une richesse chez l’autre.

J’imagine que ce n’est pas toujours comme cela ? Ce doit être parfois difficile d’entretenir la conversation ?

C'est rare les personnes qui n’ont rien à dire. Mais cela arrive et dans ce cas, c’est un peu lourd. Mais on finit toujours par trouver ce qui les intéresse. Il faut être disponible d’esprit. L’accroche peut être culinaire au début, je cuisine les produits locaux, je peux donc expliquer d'où vient le produit et comment le préparer.

Et heureusement que vous êtes 2 !

Il faut être 2, ce n’est pas possible autrement. Pour le repas, Jean-Yves met le couvert, place les hôtes, offre l’apéritif. Quant à moi j’arrive à table après l’entrée, là je peux souffler et profiter de la conversation.

Parfois il faut aussi savoir dire stop : la conversation va trop loin. Un soir, nous avons dû intervenir et tu sais pourquoi ? Deux instituteurs qui n’étaient pas du tout d’accord sur 2 méthodes d’apprentissage de la lecture ! Et puis il y a aussi les trop bavards qui ne s’intéressent qu’à eux. Ce n’est pas le plus amusant non plus.

Globalement nous avons beaucoup plus de bonnes soirées que de mauvaises. La table d’hôte est plus intéressante que l’activité chambres seules mais plus fatigante malheureusement. C’est parfois dur mais quand on s’assied à table le plaisir est là et on ne voit plus le temps passer.

La table d’hôte t’apporte des clients ?

Oui, la table d’hôte est un critère de choix important.

Cette activité de chambres d'hôtes apporte-t-elle un revenu intéressant ?

C’est un complément de revenu mais pas un revenu. Quand on le fait uniquement pour le revenu, on ne traite pas les hôtes de la même façon.

A suivre...

Les RégionsJobCafés ont deux ans

touline — Thu, 16 Apr 2009 14:10:00 +0200

Bon anniversaire à toute l'équipe des Cafés de RégionsJob !

A ceux que nous lisons (ici et ici) et à ceux qui travaillent dans l'ombre.

Merci de nous informer, conseiller, amuser, rassembler, commenter... et la liste est longue...

Le 16 avril 2007, j'étais déjà dans l'exercice de style.

Chaîne ou chaise musicale ?

touline — Tue, 07 Apr 2009 16:24:00 +0200

La composition ou l’interprétation musicale n’entrent pas vraiment (ou vraiment pas) dans mes compétences mais je ne pouvais pas ne pas relever le gant jeté par Carole, France, Nathalie et notre modérateur. Le titre de l’album ne serait-il pas prémonitoire ?

Quand passe le cinquantième parallèle

touline — Sun, 29 Mar 2009 14:03:00 +0200

Qu'apporte le cinquantième parallèle ? Le pied marin ? La sagesse ? Le sens du vent ? L'expérience ? Les yeux délavés ? La mémoire plus sélective ? Le cuir tanné ? La compréhension ? La douceur dans l'océan déchainé ?

Les océans professionnels ne sont pourtant pas toujours tendres.

En témoignent ces quelques commentaires récoltés tout récemment avec les embruns de ces cinquantièmes hurlants :

- Et la retraite, c'est pour bientôt ?

- Vous montez par l'escalier ? Mais c'est au troisième !

- Vous êtes dynamique pour votre âge.

- Je n'arrive pas à vous tutoyer.

- Et vous êtes sur Facebook ? Mais c'est pour les jeunes...

- Vous savez faire un blog ? Je n'aurais jamais pensé...

- Cela me fait drôle de travailler avec quelqu'un de l'âge de ma mère...

- Pour le client auquel je pense, l'âge ne va pas aller, il veut quelqu'un de bilingue.

Fi donc !

Mais vous verrez, quand vous y passerez, ce n'est pas comme vous pensez : c'est encore mieux.

Et c'est France qui le dit.

Comment gérer les urgences dans un secrétariat ?

touline — Wed, 18 Mar 2009 10:03:00 +0100

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer. Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.

Le binôme Manager / Assistante : les clés d'une collaboration réussie

touline — Sun, 08 Mar 2009 17:09:00 +0100

Après le pouvoir des Assistantes et secrétaires, puis le rôle prépondérant des assistantes dans la transmission et la gestion des informations le grand débat du prochain Assist'Expo mettra en lumière le binôme Manager/Assistante et sa recherche de la performance.

En marge de ce grand débat, de multiples ateliers, conférences, exposants... sans oublier le championnat des assistantes et secrétaires et le trophée des langues.

Assist‘Expo 2009, le salon national des secrétaires et assistant(e)s, vous attend les 11 et 12 juin 2009 au Palais des Congrès de Paris.

Maxi s’intéresse au blog emploi

touline — Thu, 26 Feb 2009 13:43:00 +0100

Le blog emploi sort de l’écran ou de la presse spécialisée « emploi » pour se mettre à la portée de toutes et tous.
En témoigne un article de Maxi paru le 23 février 2009 sur les bons plans économiques et efficaces de la recherche d’emploi : utilisez Internet pour faire parler de vous.
Vous y trouverez une petite interview de l’animateur de ce blog.

Le blog emploi ne s’adresse plus uniquement aux métiers spécialisés dans les nouvelles technologies, la communication, le marketing, les médias et le multimédia...

Le blog emploi devient pour tous un prolongement au CV, un outil moderne de présentation de ses compétences, un lieu d’échanges et d’entraide…

Aux lectrices et lecteurs qui découvrent ce blog, ayant bien voulu s’intéresser à mes propos recueillis par la journaliste Céline Deval, promenez-vous sur ce site et d’autres et venez nous rejoindre !
Sur RégionsJob vous pouvez même vous faire parrainer pour vous aider à vous lancer…

Merci de votre visite et à bientôt.

EDIT du 5/3/09 : Voici l'article avec l'aimable autorisation de la rédaction de Maxi :

Intranet 2.0 et accompagnement du changement à la CCI du Loiret #2

touline — Mon, 16 Feb 2009 11:44:00 +0100

Suite de l’interview de Michel Slimani, chef de projet Communication interne à la CCI du Loiret.

Après 4 ans, pouvez-vous dire que le métier des collaborateurs de la CCI a changé et que leur mode de pensée a évolué dans le sens voulu ?

On peut observer aujourd’hui une bonne capacité des collaborateurs à innover et à s’approprier les nouveaux outils web 2. L’autonomie et l’adaptabilité se sont développées au détriment, peut-être, d’un sentiment de sécurité. Mobiliser des collaborateurs autour de grands projets transversaux se fait plus facilement et les comportements majoritaires évoluent progressivement vers une culture d’ouverture et de partage. Bien sûr, on assiste toujours à des jeux de pouvoirs en interne mais plus pour les même raisons. Le véritable enjeu ne réside plus dans l’information mais dans la connaissance.

Et les blogs aujourd’hui ? D’après ce que j’ai pu lire, certains blogs vivent, d’autres peu, certains sont imbriqués avec le site externe de la CCI qui est lui-même un portail avec beaucoup de liens vers d’autres blogs, des vidéos. Certains articles se trouvent dans l’intranet et sur le site externe…

Effectivement, beaucoup de blogs destinés à l’interne ont disparu. il en reste aujourd’hui 21 qui mobilisent 12 animateurs aux profils très différents.

J’ai quand même un peu de mal à m’y retrouver parfois.

C’est vrai que l’intranet est un dispositif complexe mais il est efficace. Accessible depuis le web moyennant un mot de passe, ce portail regroupe différents types de blogs destinés exclusivement à des publics internes. Certains sont filtrés (ex : blog du comité de direction) , d’autres sont accessible à tous (ex : blog des ressources humaines ou blog des achats). L’audience est très concentrée sur la page d’accueil qui enregistre près de 2000 visites par mois. Score honorable pour une petite centaine de collaborateurs.

Quel est le contenu de ce portail Interne ?

On y trouvera toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de la CCI (agenda, règles d’or, arrivée et départs, boîte à outils…) mais pas seulement. Rappelez-vous, son principal objectif est de valoriser le capital immatériel, Ainsi, tout projet innovant, événement fédérateur ou action conviviale sera en quelque sorte « mis en scène », comme dans un magazine. Une place importante est ainsi consacrée aux photos, vidéos, témoignages, diaporamas, liens etc.

Demain ?

L’une de mes priorités 2009 est d’accroître l’efficacité de l’Intranet grâce à une meilleure implication des animateurs de blogs. L’objectif sera de leur faire prendre conscience que la manière de s’adresser aux individus influe grandement sur la qualité du climat interne et de l’image que l’on véhicule à l’extérieur. Pour y parvenir, les principales techniques de communication pourraient être partagées à l’occasion d’entretiens, de réunions d’échanges ou d’ateliers de progression. Chaque animateur aura alors les outils nécessaires pour mesurer l’impact de son blog tout au long de l’année et en tirer les enseignements pour le faire évoluer. En fin d’année, un événement interne à la fois professionnel et convivial pourrait être organisé pour valoriser l’implication de ces personnes.

Le blog est devenu un outil de travail comme un autre ici… Il suffit de voir les projets proposées aux entreprises : la page Netvibes Loiret, la webschool, la plateforme d’e-communautés Ecobiz… Les entreprises du Loiret ont de vrais experts ici, pardon, non, de vrais « partageurs : la réussite est là.

J’ai quand même envie de vous poser juste une petite question indiscrète : quid des commentaires ? J’en ai peu vu ?

Vous avez raison, ils ne sont pas nombreux. Ils sont toutefois appréciables car il s’agit bien souvent de messages de félicitations ou d’encouragements. Les rares demandes de précisions se font généralement par téléphone et traitées tout de suite après.

Oui mais cela reste assez formel, contrairement aux articles des blogs d’ailleurs qui sont assez libres.

C’est normal, la première étape de cet outil a été de répondre à des besoins d’informations et de fédérer dans le but d’accompagner le changement. La phase d’échanges constructifs à travers des commentaires devrait se faire naturellement dans un deuxième temps. Cette évolution est très liée à la notion de confiance au sein de l’organisation. Il y a sans doute aussi une forme d’auto-censure car tout rédacteur est facilement identifiable contrairement au web où l’utilisation de pseudo est très répandue.

Et à vous Michel, qu’est ce que cela vous a apporté ?

C’est un challenge qui m’a beaucoup apporté sur le plan professionnel mais aussi personnel. Ce qui a le plus changé, c’est la qualité de la relation avec mes collègues. Lorsque l’on me sollicite c’est souvent pour échanger et trouver une solution à une problématique de communication. Les relations sont plus authentiques et plus enrichissantes car j’apprends beaucoup sur les différents métiers et projets. Pour alimenter Com’In, je n’ai plus à aller chercher l’information c’est plutôt l’inverse !

Ce que vous souhaiteriez faire maintenant ?

Faire grandir les personnes qui ont pris la responsabilité d’un blog. Cette communication au cœur d’une organisation est passionnante.

Merci Michel, c’est une belle conclusion… je la garde.

Un grand merci à Michel Slimani qui a bien voulu m’accorder cette interview.

Intranet 2.0 et accompagnement du changement à la CCI du Loiret #1

touline — Wed, 11 Feb 2009 21:42:00 +0100

Merci, Michel Slimani, de bien vouloir répondre à mes questions, plus précisément à mon étonnement : que de blogs à la Chambre de Commerce et d’Industrie du Loiret ! Une CCI 2.0 en somme ?

On peut en partie la qualifier ainsi. Mais il ne faut pas oublier que les TIC sont au service des hommes et de leur efficacité. Et non l’inverse.

Exact ! Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous présente à mes lecteurs : vous êtes chef de projet Communication Interne à la CCI du Loiret et un des artisans de cette construction collaborative d’un intranet 2.0. Alors quelle est l’origine de tous ces blogs ?

Il faut remonter à 2005 et à la volonté de la nouvelle équipe dirigeante de lancer une démarche de modernisation et d’accompagner fortement ce changement.

En quoi consistait cette modernisation ?

Elle était importante : changer fondamentalement de métier. Abandonner la posture d’expert et de sachant au profit d’une fonction de mise en relation des entrepreneurs.

En 2005, cela avait un petit côté visionnaire, voire révolutionnaire, pour une CCI ?

Oui, c’était une évolution importante. La CCI a voulu jouer un rôle moteur dans les mutations dues aux TIC au lieu de les subir. Accompagner les entreprises à prendre ce virage essentiel pour leur développement est au cœur de sa mission. Il ne faut pas oublier que la CCI est pilotée par des entrepreneurs.

Ces transformations ne pouvaient se faire qu’avec des collaborateurs eux-mêmes très à l’aise dans cette nouvelle optique et ces nouveaux outils.

Vous êtes nombreux à la CCI du Loiret ?

En 2005, la CCIL comptait 116 collaborateurs dont l’âge moyen était de 43 ans et l’ancienneté moyenne de 12 ans.

Pas facile comme challenge !

Mais tout a été mis en œuvre pour dédramatiser le changement : écoute active, réunions d’échanges, sessions de formation …

Toutes ces actions étaient relayées par les technologies de l’information, véritable colonne vertébrale du dispositif.

Oui, j’ai vu que dans les actions engagées il y a eu des recrutements de juniors, des créations d’open spaces, le parc informatique passant à 100 % des collaborateurs équipés avec internet haut débit…
Est-ce à ce moment là que les blogs ont été créés ?

En effet, une véritable blogosphère est née regroupant au total pas moins de 216 blogs classés selon 4 types : individuels, ressources, projets et clients.

L’appropriation des outils ne s’est pas faite du jour au lendemain. Certains ne devaient même pas savoir ce qu’était un blog.

Des comités utilisateurs ont parallèlement été créés, complétées par des formations « devenez blogueur » animées par des collaborateurs juniors « natifs du numérique».

Concrètement, qu’avez-vous fait ?

J’ai eu la chance de piloter un projet visant à structurer la communication interne et à accompagner le changement. C’est d’ailleurs ainsi que la fonction communication interne a été créée.

Un de mes objectifs prioritaires a été de valoriser le capital immatériel. C'est-à-dire mettre en lumière la capacité que les personnes ont eu à s’approprier les nouveaux outils, à développer un esprit d’équipe, à innover, à véhiculer une image positive de la CCI. Pour y parvenir, les TIC ont été utilisées comme véritable outil de partage de connaissances et d’expériences.

L’adhésion des collaborateurs a été possible grâce à une démarche participative, Une équipe projet a ainsi été constituée dans le but d’être à l’écoute des multiples interrogations et de rechercher les informations pour y répondre, Toutes les réponses aux questions les plus fréquentes furent donc rédigées et répertoriés dans un nouveau blog : l’ «Espace des collaborateurs», véritable boussole du dispositif.

Les membres de l’équipe furent encouragés à communiquer via ce blog avec un seul mot d’ordre : être sincère et apporter le maximum d’éléments factuels. Cette confiance à priori a favorisé, la responsabilisation des rédacteurs et a rendu cet espace à la fois vivant et réactif. Une grande place a été faite à l’humain : interviews, témoignages, photos, vidéos…

Et cela a « fonctionné » ?

Grâce à l’implication de chacun, les contenus se sont vite enrichis et l’audience a naturellement suivi. A tel point que l’espace des collaborateurs, le blog de question/réponses a été fusionné avec les autres blogs pour en faire un portail Intranet.

Nous avons alors cherché à créer un évènement fédérateur pour le lancement officiel du nouvel Intranet : il y a d’abord eu le lancement d’un jeu concours pour trouver un nom : 37 propositions reçues et le vote des collaborateurs a choisi « Com’In ».

Les résultats du concours et le nouveau portail Intranet furent dévoilés au même moment à l’occasion d’un évènement qui a mobilisé plus de 90 % des collaborateurs en décembre 2007.

C’est la fameuse pièce de théâtre ? Cela a marqué les esprits car j’en ai entendu parler presque dès mon arrivée ici…

L’humour a, en effet, de véritables vertus. Les caricatures de certaines situations et leur effet « miroir » ont largement contribué à dédramatiser le changement. Cela a été d’autant plus crédible que le scénario a été construit à partir d’interviews confidentielles menées auprès d’un échantillon représentatif de collaborateurs. Ce sont de vrais professionnels qui ont joué et aucune censure n’a été faite. Les réactions à la pièce ont été filmées « à chaud » puis diffusées sur l’Intranet.

J’ai pu les visionner elles sont plutôt positives mais tout le monde n’a pas forcément adhéré à ce changement de cap ?

Bien sûr il y a eu des difficultés dues en particulier à la surabondance des informations par exemple les boites mail saturées, trop de blogs… Et l’investissement temps a été lourd pour tout le monde au début, avec comme conséquence la réduction de la présence sur le terrain. On a pu remarquer aussi une forte disparité de niveaux dans les capacités rédactionnelles. La communication orale de proximité est moins spontanée et on constate une porosité grandissante de la frontière vie professionnelle/vie privée.

A suivre

Je remercie sincèrement la Direction de la CCIL qui a bien voulu m’autoriser à publier cette interview.

Par ailleurs, cette interview est dédiée à Nathalie de Blog Job & Com, une grande communicante, qui l'a inspirée.

Mission réussie dans les marchés publics

touline — Tue, 03 Feb 2009 10:06:00 +0100

3 mois puis 2 puis encore 1 : 6 mois passés et une mission enrichissante qui se termine : marchés publics, achats, procédures, CAO, publication, rapport de choix… mais aussi réorganisation, blog Achat, mutualisation, riches rencontres.

De vieilles dames tournées vers le futur : cette expression s’applique tout à fait dans le Loiret où l’équilibre entre passé et futur est très réussi : un bâtiment classé et majestueux mais un aménagement de l’espace de travail fonctionnel et agréable, quelques superbes pièces de mobiliers anciens et de faïences (de Gien) mais des équipements de communication dernier cri, une organisation très formelle mais un intranet 2.0 et des blogs à foison,…

Et cet intranet 2.0 sera à l’honneur tout prochainement dans une nouvelle rubrique : les interviews de l’aspirant… en cours de rédaction.

La crise du crayon

touline — Mon, 26 Jan 2009 21:02:00 +0100

Ah, les fournitures de bureau !
La bête noire du service Achats.
Un des marchés les plus longs à traiter, pas forcément compliqué, mais lourd !
Comparaison des prix crayon par crayon. Chacun y tient à son uniball à pointe fine mais grip antidérapant.
Pointe demi-fine, extra fine, ultra fine…grip lisse ou grip ergonomique.
Il y a de l’affectif dans ce marché là.

Vous avez déjà examiné un catalogue de fournitures de bureau ? Des milliers de références. Je ne citerais pas de nom… mais leur taille est comparable à celle du bon vieil annuaire téléphonique et parisien, qui ne sert plus à grand-chose sinon à surélever quelqu’enfant mal assis. Les pires sont ceux dont les prix sont dans des feuillets à part et qui changent tous les 3 mois. Déjà il faut trouver le bon produit : la table des matières est succincte pour ne pas dire inexistante et comprend surtout des marques. Vous connaissez la marque d’un trombone vous ? Et d’abord le trombone est classé à attache-lettres. Après la référence, il faut trouver le prix. Donc vous vous trouvez avec un coude qui maintient ouvert le catalogue, l’autre bras sur le feuillet des prix, une règle à la main pour bien viser, un vieux stabilo agonisant dans l’autre main pour tenter d’isoler le bon prix… Et la quantité ? Vous avez pensé à la quantité ? Le prix c’est à l’unité ? Ah non, à la boite, mais la boite, elle est de combien ?
Et vous lâchez tout…
Et le prix de gros, c’est à partir de 10 boites ? Et les couleurs ? Rien de pire qu’un classeur d’une autre couleur, voire même d’une autre teinte, dans un bel alignement de classeurs au garde à vous. Enfin, pour ceux qui aiment. Et que ceux qui n’ont jamais reçu 20 boites de 25 classeurs au lieu de 20 classeurs me jettent la première pierre ! Et tous bleu pétrole. Et la Compta a marmonné : 3 ans de classeurs bleu pétrole. Pas écolo en plus !

Et la crise dans tout cela ? Elle vient compliquer les choses. Que la crise soit intérieure ou extérieure, genre crise économique, le premier effet est la restriction budgétaire dans l’entreprise. Les frais généraux sont trop importants ! Et qu’est ce qui trinque ? Les fournitures de bureau ! On dépense trop. Faites un audit sur les fournitures. C’est une vraie gabegie ici ! Alors on supprime le feutre, tout le monde réduit au bon vieux bic cristal. Tout le monde au classeur cartonné gris administration. Fini les couleurs flashy des chemises. Tout le monde en sous-chemise rose ou bleu layette, jaune pisseux, verdâtre ou bulle. Bulle ? C’est une couleur ça, bulle ?

Et on se frotte les mains : on fait des économies.

Oui, c’est vrai on fait des économies, quelques centaines ou milliers d’euros. Mais si on compte le temps passé que l’on multiplie par le nombre de personnes occupées à cette saine tâche, multiplié par le nombre de contrôles qu’il faut mettre en place, multiplié par le temps passé à surveiller son dernier feutre pointe ultra fine survivant, multiplié par le prix du logiciel ultra performant et sa maintenance pour gérer tout cela, multiplié par le temps passé à en parler… est-on sûr de faire les bonnes économies ?

Peut-être oui. Peut-être non. Mais c’est sensible. Tous les salariés se rendent compte que l’entreprise cherche à faire des économies, cela sensibilise aux économies. Il y a de l’affectif dans ce marché là ! D’ailleurs quand on dit : « je travaille aux achats ». « Ah, c’est toi qui gère les fournitures ? Je n’arrive pas à trouver la référence d’un stylo 4 couleurs… ». Intéressant comme vision non ? Grrrr.

Il n’en reste pas moins que le crayon disparait aussi pour d’autres raisons.
Vous avez remarqué ?
Dans certains bureaux maintenant, difficile de trouver un stylo qui marche, il faut apporter le sien ! Le clavier remplacerait-il déjà presque totalement le crayon ? Plus difficile d’apporter son clavier pour prendre des notes dans le bureau de son chef. Et la souris sur l’oreille ? Vous avez essayé ? Quoique déjà obsolète, bientôt tout le monde aura son ultraportable en sautoir.

La crise du crayon n’est pas finie…

Swap de Noël ou l’art du cadeau échangé

touline — Thu, 22 Jan 2009 21:13:00 +0100

Merci Véronique, riche idée que ce swap de Noël !

Pour mes lecteurs peu branchés blog, blogosphère ou Régionsjob, je précise qu’un swap est un échange de cadeau avec une règle du jeu à consulter ici.

Merci Julien, colis bien arrivé aussitôt ouvert : petit mot très sympa, chocolats et livres à dévorer.

Pour le cadeau emploi, Julien a visé fort juste : l’art des conversations difficiles…. Disons, pour rester sobre, que je suis plus à l’aise à l’écrit qu’à l’oral. Alors ce livre ne peut que m’être fort utile ! J’aime beaucoup d’ailleurs le chapitre 4 : du silence comme outil de communication...

Pour la surprise, outre les chocolats, le Petit dictionnaire des expressions dauphinoises, un régal qui me change du breton.

Alors encore un grand merci Julien, je suis ravie. Et un clin d’œil ligérien à Evy pour les photos de la Loire orléannaise glissées au milieu.

Et si vous cherchez un jeune ingénieur en Génie Industriel : Julien est là.

Et un petit jeu pour finir ? Un cherchez l'intrus en dauphinois ! Allez lancez-vous :

Ratasser, pitrougner, frouiller, graboter

Quel est l'intrus ?